Contas a receber: como fazer o controle das receitas futuras?
É fácil se perder no meio de tanta informação quando se trata das contas a receber, especialmente se a gestão não for tão organizada. Esse é um assunto que merece atenção especial, com procedimentos bem definidos. E não é só o controle de contas a receber que é deficiente em certas empresas. Uma pesquisa da Accountancy Age aponta que 72% das empresas participantes dão pouca atenção às atividades contábeis. Às vezes o problema não é falta de atenção, mas a criação de um registro mais efetivo, que vá além de serem simples anotações de entradas. Neste conteúdo, você vai ver como criar um controle de receitas futuras eficiente, que ajudará a tomar decisões corretas.
1
O que é exatamente o controle de contas a receber?
As contas a receber são uma previsão dos valores que a empresa tem a receber no futuro, ou seja, aquelas que ainda não se transformaram em dinheiro. Portanto, o registro dessas quantias é um controle das receitas futuras.
Alguns exemplos desses recebíveis são parcelamentos em geral, recebimento de fornecedores e títulos de crédito. Também pode ser fruto de rendimento de aplicações e juros cobrados.
Assim como as despesas precisam de um controle mensal, as receitas precisam ser lançadas para prever o impacto delas no orçamento. Isso é necessário por conta da incidência de encargos e juros sobre as vendas a prazo e também por conta da inflação, que resulta em desvalorização do dinheiro.
Gerenciar bem os recursos é parte do sucesso da organização. Então, conhecer os processos que envolvem os valores que vão entrar em caixa é fundamental para o planejamento estratégico.
Qual a função do controle de contas a receber?
Saber o que está para entrar é necessário para proteger o seu negócio dos riscos a que eles estão naturalmente expostos. Um exemplo é a inadimplência dos clientes. Se a organização não tiver um registro correto e organizado do que tem para receber, pode acabar ficando no prejuízo.
O controle dos recebíveis faz parte de um bom planejamento, porque no dia-a-dia, é por ele que a gestão do fluxo de caixa vai saber o que entrou efetivamente em um dia e o que ainda vai ser creditado.
Como criar um controle adequado de contas a receber?
Além de conhecer os processos internos e analisar todos eles, siga os passos a seguir para construir um bom controle de valores a receber.
Registre todas as contas a receber
Você precisa, em primeiro lugar, de um fluxo de caixa organizado e em dia. Ele precisa separar as despesas, as receitas, as contas a prazo e as que foram à vista. Entenda que o seu registro deve ser constante e atualizado, e deve abranger todas as contas e valores que estão para entrar no caixa. O ideal é ter o controle em um sistema, para evitar perder as informações. Aponte principalmente as vendas a prazo, as vendas agendadas e as que estão em atraso e toda venda que não for à vista.
Filtre e detalhe cada recebimento
O melhor jeito de ordenar tudo o que tem para receber é separar em categorias: o que já foi recebido e o que está em atraso. Detalhe o tipo de conta, o cliente, o valor, o prazo e como ele será recebido, já que dependendo do método, você pode receber imediatamente, em alguns dias ou em até em 30, no caso de cartões de crédito. Faça as suas cobranças com base nesses dados.
Classifique em ordem cronológica
Em primeiro lugar, lance as que serão recebidas em menos tempo, seguidas das que serão recebidas mais à frente. É melhor ficar atento ao que vai ser pago no mês atual, em vez do que vai ser pago daqui 2 ou 3 meses. Desse modo, é possível prevenir a inadimplência, organizar os recebimentos de acordo com o mês, promover um bom relacionamento com o fornecedor e garantir que o caixa não fique sem capital de giro.
Armazene o controle de forma segura
Um controle totalmente manual, feito em um caderno e uma caneta, está sujeito a perda ou ser danificado. Planilhas feitas em Excel são mais seguras, mas também podem ser perdidas acidentalmente ou por alguma falha técnica. Então, armazenar as informações na nuvem ou em plataformas de gestão é a melhor saída.
Registre todas as receitas
Faça o registro de todas as entradas, tendo os dados de todos os créditos, como o produto vendido e acompanhe todas as movimentações do caixa, para não correr o risco de deixar passar em branco um pagamento já efetuado ou que está atrasado por falta de comprovante.
Faça o controle mensalmente
Esse é o período ideal para fazer o seu controle. Junte todos os extratos bancários e demais comprovantes de pagamento que seus consumidores enviam. O registro mensal, além de organizar os recebimentos de forma adequada, ajuda a identificar padrões dos clientes. Você consegue saber quem são os bons e quem são os maus pagadores.
Meça a inadimplência
Clientes que pagam com atraso ou simplesmente não pagam é um problema bem comum. Aí está mais um motivo para possuir um bom controle de receitas futuras. Para aprimorar ainda mais os lançamentos, calcule o índice de inadimplência dividindo o valor não recebido pelo valor faturado.
Mantenha um histórico de pagamento
Os dados históricos do cliente são importantes para identificar o perfil dele, como dito, e também para embasar futuras negociações. Com os registros anteriores, é possível determinar se, em caso de atraso, ele está apenas passando por uma crise específica ou se fica inadimplente com frequência.
Negocie com o cliente
Se você perceber um índice de inadimplência considerável, procure alternativas para negociar com o cliente, porque afinal não se pode deixar de cobrar, mas ao mesmo tempo é bom evitar o desgaste no relacionamento com o consumidor. Procure traçar estratégias de negociação e parcelamento dentro da realidade dele, fazendo com que sua empresa receba e ao mesmo tempo continue sendo bem vista.
Manter um controle preciso de contas a receber é fundamental para orientar novas decisões por parte da gestão. Depois de avaliar os registros de um ano inteiro, o time estratégico poderá decidir por fazer ou não novos investimentos, expandir as atividades e outros empreendimentos que exigem mais capital.