O que é fluxo de caixa? E como organizar seu fluxo de caixa?

Postado por Gabriel Walter , 05-10-2023 - 03:00

O que é fluxo de caixa? E como organizar seu fluxo de caixa?

Estar ciente das saídas e entradas do seu caixa é uma excelente ferramenta de gestão. Além de controlar as movimentações financeiras de receitas e despesas, o acompanhamento do fluxo de caixa auxilia no planejamento de curto, médio e longo prazos do seu negócio. Nesse artigo vamos explicar o que é o fluxo de caixa e como organizar seu fluxo de caixa.

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Fluxo de caixa é uma expressão financeira que dá nome a um instrumento de gestão. O Fluxo de Caixa pode ser obtido por um relatório que mostra os valores a receber e os valores a serem gastos por uma empresa em um determinado período. Pode ser calculado mensalmente, trimestralmente e anualmente. 

 

Vamos de exemplo para ficar mais fácil: 

 

Imagine uma pequena confecção de roupas. Ela produz peças de roupa e vende para lojas. Para produzir, ela precisa comprar matéria prima, pagar a equipe de costura, pagar o aluguel ou impostos relativos ao local onde ela funciona. Só de matéria prima podem ser vários fornecedores: o de tecido, o de linha, o que faz manutenção nas máquinas. Cada vez que a confecção paga um fornecedor, há uma movimentação financeira de saída. Quando ela vende as peças, por outro lado, há uma entrada financeira. A loja ou marca compra as peças para revender. Essa mesma confecção pode ter muitos clientes que compram quantidades diversas em datas diversas.

 

Toda essa movimentação financeira de entrada e saída varia de tempo (seja a data de vencimento das contas, seja a de temporada de vender) e de valores. Para que a confecção não seja pega de surpresa - por um aumento de preço de alguma matéria prima, ou, ficar na mão de um único comprador - é preciso ter conhecimento dessas entradas e saídas. Estas informações são a base para um bom acompanhamento e ajudam na construção da previsão do saldo e da necessidade de recursos para os próximos meses ou anos dependendo do negócio ou da projeção que a empresa precisar fazer.

 

Como fazer um fluxo de caixa?

 

Basicamente, registrando todas as movimentações, separando lançamentos por categoria, acompanhando diariamente, projetando o caixa (trimestral ou anual), comparando com o orçamento previsto. Parece muita coisa para olhar, mas com um bom sistema de gestão implementado, o fluxo de caixa pode aparecer na sua tela com alguns cliques. 

 

Quais as vantagens de acompanhar o fluxo de caixa? 

 

Além de oferecer um diagnóstico em tempo real das despesas e entradas de valores da empresa, o fluxo de caixa ainda:

 

  • favorece o controle de estoque, pois orienta a empresa a efetuar compras na medida certa;

  • prevê a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa em operações mais rentáveis;

  • proporciona o levantamento de recursos financeiros necessários às operações econômico-financeiras da empresa; 

  • oferece informações para utilizar melhor os recursos financeiros disponíveis na empresa, para que não fiquem ociosos;

  • possibilita saldar as obrigações da empresa nas datas de vencimento;

  • analisa as fontes de crédito que proporcionam empréstimos menos onerosos, em caso de a empresa necessitar de recursos; 

  • desenvolve, na empresa, o controle dos saldos de caixa e dos créditos a receber;

  • busca o equilíbrio entre ingressos e desembolsos de caixa da empresa;

  • mantém a empresa em permanente situação de solvência.


 

Por isso, é muito mais do que só um módulo do seu sistema de gestão. O controle financeiro, inclusive, garante lucro. 

 

É fundamental ter o fluxo de caixa atualizado. Estas informações são a base para um acompanhamento em tempo real e ajudam a construir as previsões do saldo e da necessidade de caixa a médio e longo prazos.

Um sistema de gestão integrada minimiza os riscos de erros por controles ou processos manuais e possibilita uma visão ampla e integrada dos resultados em tempo real de uma maneira rápida e fácil, ajudando a nortear as decisões com mais segurança e tranquilidade.

Afinal, o fluxo de caixa é mais um dos pontos importantes para  uma boa gestão financeira juntamente com: orçamento anual, indicadores de desempenho, finanças pessoais separadas das finanças da empresa, controle por meio de um sistema de gestão.

 

Como organizar seu fluxo de caixa

 

O fluxo de caixa é uma representação financeira da entrada e saída de dinheiro em uma empresa ou negócio, que permite identificar se há disponibilidade financeira suficiente para cobrir despesas e investimentos futuros. O controle do fluxo de caixa é importante para garantir a saúde financeira da empresa, evitar problemas de endividamento e tomar decisões estratégicas. 

 

Organizar o fluxo de caixa é fundamental para o sucesso financeiro de qualquer empresa, independentemente do tamanho ou segmento de atuação. Se você não sabe por onde começar, hoje selecionamos algumas dicas e processos para garantir a eficiência e a integridade do seu fluxo de caixa.

 

1. Registro de movimentações financeiras

É importante registrar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, incluindo vendas, pagamentos de fornecedores, salários, impostos e outros gastos. Isso permitirá uma visão completa da situação financeira da empresa, ou seja, as entradas e saídas de dinheiro. Esse panorama ajuda a identificar possíveis problemas ou oportunidades de economia.

Além das vantagens econômicas, o devido registo e prestação de contas financeiras é uma obrigação legal e ajuda a evitar fraudes e erros de contabilidade. O registro detalhado das movimentações também facilita a apresentação de relatórios financeiros precisos e confiáveis para investidores e credores.

 

2. Lançamentos separados por categoria

É importante separar as entradas e saídas em categorias distintas, como vendas, despesas administrativas, impostos, etc. Isso permitirá uma análise gerencial mais detalhada dos gastos e ajudará a identificar possíveis problemas ou oportunidades de economia. Afinal, os valores mais expressivos irão "saltar aos olhos" nos relatórios. 

Um exemplo de como categorizar é: gastos com limpeza, dedetização, pintura entrarão na categoria "manutenção" do seu fluxo de caixa. Assim como as saídas, as entradas de dinheiro também precisam ser categorizadas. Nesse caso, pode ser por  produto ou serviço ou por cliente. O que fizer mais sentido para a organização da sua empresa. 

 

3. Acompanhamento diário 

O fluxo de caixa deve ser acompanhado diariamente para garantir que tudo está sendo registrado corretamente e para identificar possíveis problemas rapidamente. É importante estar sempre atento às entradas e saídas de dinheiro para tomar decisões informadas sobre a gestão financeira da empresa.

Além disso, em uma rotina ativa uma empresa faz diversas transações todos os dias, compra equipamentos, contrata serviços, recebe pagamentos e deduz impostos. Logo, essas informações vão se acumulando. O fluxo de caixa precisa ser atualizado diariamente também. 

 

4. Caixa projetado

Além de acompanhar diariamente o fluxo de caixa, é importante projetá-lo para o futuro. Isso permitirá identificar possíveis problemas financeiros e tomar medidas para preveni-los. É importante levar em consideração fatores como a sazonalidade da empresa, o ciclo de pagamentos de fornecedores e clientes, entre outros.

Sabendo o quanto vamos ganhar em um espaço de tempo podemos prever ações de marketing e captação de clientes para vender mais, ou investimento em recursos materiais e humanos para dar conta de uma demanda já prevista.

 

5. Sistema de gestão que abriga seu fluxo de caixa

Um sistema de gestão financeira é a melhor indicação para registrar e acompanhar o fluxo de caixa. Isso permitirá uma gestão mais eficiente e integrada das finanças da empresa, além de agilizar o processo de tomada de decisões.

Muitas empresas negligenciam a importância de organizar seu fluxo de caixa e acabam se dando mal ao longo do tempo. De acordo com estudos, cerca de 82% das pequenas empresas falham devido a problemas financeiros relacionados ao mau gerenciamento de caixa.

 

Além disso, empresas que não acompanham seu fluxo de caixa tendem a perder o controle das despesas, o que pode levar à falta de recursos para pagar as contas e investir no crescimento da empresa. Infelizmente, a falta de organização no fluxo de caixa pode ser um dos fatores decisivos para o fracasso de uma empresa.

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