O que saber antes de contratar um sistema ERP para sua empresa?

O que saber antes de contratar um sistema ERP para sua empresa?

Decidir qual é o ERP ideal para a empresa não é uma tarefa fácil e tampouco barata. Por isso, todo cuidado é pouco. É preciso olhar além da tecnologia, com uma visão ampla de negócios para fazer a escolha certa, pensando nos médio e longo prazos.A adoção de um sistema ERP vai muito além de implantar uma nova ferramenta de trabalho, pois existe um impacto direto nos processos das áreas, nas atividades dos colaboradores e, principalmente, na cultura da empresa, uma vez que será necessário rever operações que "sempre foram feitas da mesma forma".Se você já entendeu “O que é um sistema ERP” e chegou à conclusão que precisa implantar na sua empresa, mas está em dúvida por onde começar, esse artigo foi feito para você.

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1. Quem é o fabricante do software?

No Brasil e no mundo existem diversos fabricantes de sistemas ERP. Desde softwares regionais, até opções estrangeiras. Também existem desde opções mais simples até as mais robustas, com dezenas de módulos e milhares de funcionalidades e recursos.

Diante de tantas opções, é muito importante que você pesquise quem é a empresa desenvolvedora do software, levando em consideração os seguintes critérios:

• Quanto tempo de mercado a empresa possui

• Quantas empresas e quantos usuários ativos utilizam o ERP

• Analisar eventuais processos ou reclamações contra a fabricante

• Avaliar se possui cases no seu segmento de mercado

Essas questões são básicas, porém elementares para avaliar onde você está confiando toda a operação da sua empresa.

 

2. Qual a escalabilidade do software?

Quase todas as empresas têm uma finalidade em comum: gerar lucros. E, na maioria dos casos, para aumentar o lucro é necessário expandir a operação, sendo necessário muitas vezes ampliar seu time de colaboradores, abrir uma nova filial ou produzir mais.

Eis que, após muita pesquisa, sua empresa finalmente encontrou a melhor opção "custo X benefício" do mercado. Porém, quando sua empresa crescer, esse software ERP irá conseguir acompanhar o crescimento da empresa? Ou será necessário contratar um novo ERP e passar novamente por todo o processo de implantação?

Veja o quão importante é pensar a longo prazo para evitar que o barato saia caro. É claro que, se a empresa ainda está numa fase muito inicial e as perspectivas de crescimento estão ainda distantes (mais que 05 anos), justifica-se contratar um ERP mais básico.

 

3. Quais processos o ERP atende?

O cenário de hoje pode não ser a realidade de amanhã. Ao contratar-se um sistema ERP é necessário pensar além do momento atual. É importante entender qual a visão da empresa, estratégia de expansão e crescimento. Mas por quê? Eu lhe digo.

Muitos ERP estão preparados para atender somente alguns processos elementares do back-office de uma organização como financeiro, compras, estoque e faturamento, obrigando muitas vezes a empresa a ter que contratar outros sistemas complementares, gerando novos custos de implantação e integração.

Em muitos casos, os usuários passam a ter que operar em 02 ou 03 sistemas, gerando retrabalho, aumentando o risco de erro de inclusão e deixando o processo mais oneroso e burocrático. É bem verdade que não existe um único sistema ERP que seja bom em tudo, contudo, quanto menos sistema satélites puderem ser evitados, melhor será a gestão e performance da operação.

Os sistemas mais robustos de mercado costumam ser modulares, ou seja, eles permitem sistematizar os processos de forma gradual, como se fosse a montagem de um quebra-cabeças, conforme a necessidade e evolução das necessidades da organização.

 

4. Qual investimento inicial e futuro?

Esse ponto acredito que todos concordam que é um dos mais importantes. Afinal de contas, as empresas existem e investem para ter mais lucro. Por isso, tão importante quanto investir corretamente, é saber qual será o tamanho real do investimento.

Quando se decide contratar um ERP é muito importante entender os custos adicionais imediatos e futuros que serão necessários para a viabilizar a sua implantação e uso.

Para começar, é necessário entender se o sistema escolhido é versão web ou desktop, isto é, uma aplicação instalada em um servidor. Normalmente, os maiores sistemas sempre precisarão de uma infraestrutura de servidores e banco de dados, além do ERP.

 

5. O sistema ERP é customizável?

Definitivamente não há um sistema capaz de agradar a todos e atender todas as empresas de modo tão assertivo que seja dispensável controle paralelos em planilha. Cada empresa possui as suas particularidades, que certamente vão requerer algum nível de adaptação, ou seja, ou a empresa se adapta ao funcionamento padrão do ERP, ou o ERP é customizado para atender as necessidades da empresa.

Por isso, antes de contratar um ERP, verifique se ele permite que você desenvolva customizações para atender as especificidades do seu negócio. Customização em excesso e sem critérios pode ser ruim, pois descaracteriza o funcionamento padrão do sistema, gerando maior complexidade e custo de manutenção.

Por outro lado, existem customizações no ERP que podem ser um grande diferencial competitivo da empresa, automatizando processos que impactam de forma significativa nos resultados da organização.

Na dúvida se vai customizar ou não o ERP, é importante que este permita a possibilidade de fazê-lo.

 

6. É possível integrar o sistema ERP com outros sistemas?

É muito provável que a empresa não utilize um único sistema, por mais completo e melhor que seja o ERP. Sempre existem processos que são mais vantajosos executar em sistema satélites, agregados ao seu ERP, já que não há um ERP que seja o melhor em tudo.

Para estes casos, é necessário saber se o sistema ERP que você irá escolher lhe permitirá conectá-lo com outros sistemas, isto é, se ele possui API? Se possui Web Services? entre outras tecnologias de integração.

 

7. Existe evolução do software?

Todo sistema ERP de maior porte deve estar em constante evolução, modernizando-se com as novas tecnologias emergentes no mercado, melhorando funcionalidades antigas e criando recursos.

Esse é um ponto que você deve se atentar. Pergunte com qual frequência o sistema lança novas versões. Entenda como é o processo de atualização: se é um procedimento que ocorre naturalmente de forma "automática", ou se o processo de atualização requer a contratação de um projeto específico.

Seja de forma automática ou através de projetos específicos, o importante é contratar um ERP que evolua, que esteja sempre melhorando, para que a sua empresa não perca competitividade frente às novas tecnologias e recursos que seu concorrente possa estar se beneficiando.

 

8. Como funciona o suporte?

Uma vez que o ERP está implantado, é natural que ainda surjam dúvidas e que eventualmente ocorra alguma falha ou erro que necessite de suporte do fabricante.

Quando chegar este momento, é fundamental ter um bom atendimento, assertivo e ágil, porque às vezes um processo da empresa que é interrompido por problema sistêmico, pode representar prejuízo financeiro.

Questione sobre qual é a estrutura de suporte do fabricante e principalmente o tempo de resposta (SLA).

 

9. Qual o tempo de implantação?

Não é recomendável que se tenha pressa ao decidir implantar o ERP. Grande parte das implantações que falham, ocorrem em decorrência da ansiedade em ter o "avião no ar", pulando diversas etapas importantes da implantação, que podem pôr tudo a perder.

Por outro lado, é claro que não podemos deixar o projeto a esmo, sem estabelecer cronograma e metas factíveis. Por essa razão, é imprescindível ter uma ideia de prazo realista, para que se possa planejar recursos internos e trabalhar a transformação cultural pela qual a empresa irá passar.

 

10. O sistema atende aos processos-chave da sua empresa?

Para finalizar, solicite uma demonstração completa do sistema e certifique-se de que o ERP a ser contratado tenha aderência ao core business da sua organização. Mas como? É simples.

Nem que você tenha que contratar a parte, faça uma POC (Prova de Conceito), teste, valide se o modus-operandi do sistema é funcional para sua operação. E, caso não seja, veja se existe a possibilidade de adaptá-lo e, neste caso, qual seria o investimento adicional.

Isso pode ser um importante fator decisor na sua escolha.

 

Conclusão

Como você pôde perceber, escolher um ERP não é tarefa simples. Tende a ser um casamento de longa data, até porque requer uma mobilização grande da sua empresa e investimento.

Por isso, siga atentamente os passos acima. Esse artigo foi escrito com muito cuidado, pensando de forma criteriosa, para ajudar você na jornada de escolha do ERP mais adequado para a sua empresa.