Quando devo deixar de usar planilhas para investir em um sistema de gestão ERP?

Quando devo deixar de usar planilhas para investir em um sistema de gestão ERP?

Manter a competitividade exige que as empresas invistam em maneiras de acelerar os processos internos sem perder a qualidade. A melhor maneira de fazer isso é apostando em tecnologia. Os sistemas ERP (sigla em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais) automatizam, otimizam o tempo e diminuem os erros e o retrabalho. Adotar um ERP é uma ótima estratégia, mas muita gente ainda não se deu conta disso e ainda trabalha como antigamente, usando planilhas eletrônicas (ou manuais!) que não compartilham dados e não trabalham de forma integrada. Nesse artigo, você vai entender qual a função dos ERPs e quando é que a sua empresa precisa migrar as informações das antigas planilhas para um sistema moderno e eficiente. Acompanhe!

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Saiba o que é o ERP

 

É um sistema computacional modular, ou seja, ele é formado por diversas partes que trabalham para um mesmo objetivo: fazer a organização cada vez melhor e mais lucrativa. Ele existe para substituir os processos manuais e instalar uma cultura baseada em performance e resultados.

O ERP permite o acompanhamento de cada etapa do funcionamento da empresa por setor, integrando-os, emitindo relatórios, automatizando rotinas e processos. São softwares que podem ser adaptados à realidade de cada empresa.

 

Entenda por que é importante implantar o ERP

 

Eles trazem boas práticas de gestão. Os módulos integrados podem abranger as áreas de suprimentos, produção, vendas, financeiro, controladoria e outras mais. A ideia é padronizar o fluxo de trabalho e centralizar as informações em um banco de dados único.

Quando existe essa padronização, a execução das tarefas fica mais disciplinada, organizada e com menos custos operacionais, além de melhorar os controles, eliminar gargalos e reduzir erros. Conheça mais vantagens que os ERPs trazem:

 

Escalabilidade

 

É a capacidade de adaptar a estrutura do sistema de modo a acompanhar o crescimento da empresa, mantendo uma gestão eficiente. Conforme uma organização cresce, novas informações precisam ser processadas, porque passam a fazer parte da rotina dela. Assim, o ERP se ajusta para cada momento do negócio.

 

Segurança

 

Os dados têm um alto valor para a gestão estratégica e precisam ser protegidos. Os ERPs promovem a centralização das informações em uma única coleção. Isso significa mais segurança para elas, porque não estão espalhadas, o que facilitaria uma invasão.

Os profissionais de TI não precisam se preocupar com a segurança de múltiplos bancos de dados, mas apenas com o ERP. Os sistemas também são conectados ao serviços de armazenamento em nuvem, enviando os dados para data centers externos com mais protocolos e recursos de segurança, como backup contínuo e criptografia.

 

Acesso remoto e flexibilidade

 

Um ERP construído com padrões atuais facilita muito a vida dos profissionais encarregados de acompanhar o fluxo de informações da empresa. Os softwares ERP estão cada vez mais completos e capazes de compartilhar informações, trazendo dados em tempo real dos diversos setores.

Os recursos de acesso remoto facilitam a tomada de decisão, porque a gestão pode acessar o sistema de qualquer lugar e a qualquer hora, obtendo as informações que precisam para solucionar problemas rapidamente.

 

Redução de custos

 

Embora ele seja um investimento, ele promove a redução de custos de TI. Em vez de empenhar recursos em vários sistemas diferentes que precisam de pessoal qualificado, infraestrutura, suporte e licenças, você pode concentrar todas essas necessidades em um único ERP. Os requisitos de treinamento para os usuários também são menores, porque não há a necessidade de operar aplicativos diferentes.

 

Relatórios mais completos

 

Em vez de gastar tempo analisando informações de diferentes sistemas e tentando conciliá-los, com o uso de um ERP, a empresa vai obter um sistema de relatórios unificado e disponível  a qualquer tempo. Eles permitem comparar funções entre os setores, sem que haja pilhas de e-mails e planilhas.

Como se trata de um sistema modular e integrado, documentos como declarações de fluxo de caixa e outros relatórios personalizados são obtidos facilmente. Isso faz com que o planejamento estratégico seja mais eficiente, porque os pontos fortes e fracos são identificados com precisão.

 

Quando migrar para o ERP

 

Geralmente, os seguintes sintomas mostram que é está na hora de abandonar as planilhas e investir em soluções modernas:

 

• os volumes de informação que a empresa processa aumentam

• mais notas fiscais emitidas

• o controle de cobranças fica muito complicado e difícil de executar

• o volume de contas a pagar e a receber cresce

• os controles manuais causam a sensação de perda de tempo

• necessidade de aumentar a equipe

• indicadores e números essenciais para a gestão são difíceis de serem levantados 

 

Quando situações assim começam a aparecer, a solução está na adoção de um sistema automatizado e personalizado para as necessidades da organização.

As rotinas de todos os setores precisam estar alinhadas para o bom andamento da organização. Por exemplo, quando ocorre uma venda, é preciso que a nota fiscal seja emitida. O produto precisa sair do estoque, recebendo baixa. Depois, a cobrança deve ser executada e assim por diante.

O processo em si não é tão complexo. Mas quando o número de vendas diário aumenta, a chance de falha em alguma das etapas cresce. Como uma loja organizaria o estoque se não sabe, por exemplo, quantas vendas fechou nos últimos 30 dias e quantos produtos precisam ser entregues na próxima semana?

Outro indício de que está na hora de abandonar as velhas planilhas é quando não se sabe se a empresa está no lucro ou no prejuízo. Quando isso acontece, é hora de rever todas as contas. O ERP faz isso com toda a facilidade. Aliás, com a ajuda de um sistema modular integrado, nem surgem dúvidas quanto à situação financeira.

 

O investimento em um ERP centraliza todas as informações financeiras, como contas a pagar e receber e fluxo de caixa. Os relatórios emitidos são completos e oferecem orientações fundamentais para a gestão.

Modernizar é fundamental em qualquer tipo de negócio. E é inevitável. Foi assim das cadernetas para as planilhas eletrônicas e está sendo assim das planilhas para os sistemas integrados. Se você reconheceu um ou mais sintomas que explicamos aqui no seu negócio, então seja rápido: adote logo o ERP.