Organização do Tempo: Qualidade, Produtividade e Saúde

Hoje em dia, o que mais se vê são pessoas cheias de coisas para fazer, sem saber por onde começar.

Postado por Michel Rheinheimer, 21-09-2018 - 03:08

Organização do Tempo: Qualidade, Produtividade e Saúde

Já percebeu como são hoje em dia as nossas rotinas? Objetivos, metas, tarefas, compromissos, reuniões, enfim, nossa rotina é repleta de coisas que se não conseguirmos gerenciar de uma maneira eficiente, além de comprometer a eficiência da própria execução, pode comprometer a nossa saúde.

A modernidade nos trouxe um grande avanço tecnológico e uma grande competição nos mercados. Isso exigiu um novo modelo de profissional: Um profissional de alta performance. Mas pode haver um engano aqui. Um profissional de alta performance não é só um profissional que produz muito. É um profissional que produz muito, e com qualidade. E isso não é uma tarefa fácil.

Todos nós já tivemos experiências como contratar um Serviço que não foi realizado no prazo combinado, comprar uma mercadoria e não recebê-la no prazo previsto, ficar sem retorno de uma solicitação em um contato comercial, agendar uma reunião em um determinado horário e ela atrasar, executar a construção de uma obra e ela exceder a data prevista para o término, entre outras inúmeras situações.

Hoje em dia, o que mais se vê são pessoas cheias de coisas para fazer, sem saber por onde começar, atrapalhadas, sem a concentração necessária para a execução da tarefa, e sem informação ou conhecimento mínimo necessário para o gerenciamento do seu tempo, isso tudo causa um dia de stress e de ansiedade.

Tudo aquilo que nos é solicitado com urgência, ou que nós solicitamos com urgência, é algo que não teve o planejamento adequado para ser realizado, nem a atenção necessária, ou que foi mal executado.

A percepção inicial aqui é muito simples. Se eu tenho 20 coisas para fazer e leva-se aproximadamente uma hora para realização de cada uma, para finalizar tudo eu preciso de aproximadamente 20 horas. Levando em conta que o dia de trabalho têm 8 horas serão necessários quase três dias. Isso sem contar as novas tarefas que irão surgir ao longo destes dias e os afazeres rotineiros que são indispensáveis. Resumindo, você precisa conciliar as tarefas do dia-a-dia com suas tarefas pendentes, e para ter sucesso, precisa de gerenciamento.

Existem ferramentas online que facilitam e otimizam o gerenciamento de tarefas, inclusive em um âmbito coletivo. Mas, gerenciar seu tempo e suas tarefas pode ser feito utilizando papel e caneta. O mais importante não é como você irá fazer. O cerne da questão está nos seguintes itens, que fundamentarão o seu sucesso neste gerenciamento:

a) Elencar o que se tem a fazer, ou seja, registrar aquilo que você precisa fazer. "Guardar de cabeça" é coisa do passado.

b) Definir as prioridades, saber definir aquilo que é Urgente, Importante, Pouco importante, ou seja, criar as escalas de prioridades e alocar as tarefas dentro destas escalas. A definição das prioridades é o ponto mais importante.

c) Passar prazos confiáveis de entrega das tarefas, conseguir estipular um prazo confiável de entrega da tarefa/retorno ao interessado. Com isso você ganha credibilidade e confiabilidade.

d) Executar cada tarefa com foco e atenção, sem pensar nas tarefas seguintes. A atenção e concentração integral confere qualidade no que você está fazendo. Conseguir estar inteiramente concentrado para absorver ou repassar informações é um ponto crucial.

Sabemos que gerenciar bem o tempo não é uma tarefa fácil, levando em conta o dinamismo do dia-a-dia, mas em algum momento você irá se deparar com essa escolha: Ou adota o uso de práticas dessa natureza para um aperfeiçoamento e garantia da saúde, ou escolhe ser um profissional (ou empresa) dentro, ou ainda abaixo, da média do mercado.