Arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica: o que é, para que serve e como obter.

O arquivo XML de uma nota fiscal eletrônica é um arquivo, no formato XML, ou seja, um formato específico para uso em meios eletrônicos. Nele estão contidas todas as informações de um certo tipo de Documento fiscal.

Postado por Michel Rheinheimer, 20-09-2020 - 02:47

Arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica: o que é, para que serve e como obter.

O que é o Arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica:

O arquivo XML de uma nota fiscal eletrônica é um arquivo, no formato XML, ou seja, um formato específico para uso em meios eletrônicos.

Nele estão contidas todas as informações de um certo tipo de Documento fiscal, que pode ser uma NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, MDF-e ou NFS-e.

Cada um destes tipos de documento fiscal possui o seu respectivo Arquivo XML, cada qual com sua estrutura em particular, e é através dele que o órgão autorizador (Receita, Prefeitura) faz a validação e autorização do documento.

Devido à estrutura do arquivo possuir um padrão e formatação específicos, ele pode ser lido facilmente por outros sistemas, que são parametrizados para compreendê-los, e de maneira rápida importar os dados deste arquivo.

Para que serve o Arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica

A utilização do arquivo XML de uma NF-e pode ter as mais variadas finalidades, sendo útil para os mais variados tipos de sistemas. Entre as utilidades, destacarei algumas:

- EMISSÃO DE CT-e: Uma transportadora que emite o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) pode utilizar o arquivo XML da NF-e transportada para otimizar o seu processo de emissão. Assim, a transportadora pode importar este arquivo XML em seu sistema de emissão, caso este possua o recurso, e grande parte dos dados preenchidos manualmente já são obtidos diretamente do arquivo XML, facilitando e agilizando a emissão dos CT-e;

- LANÇAMENTOS DE NOTAS DE ENTRADA/COMPRAS: Os lançamentos de notas de entrada também podem ser facilitados e otimizados utilizando o arquivo XML da NF-e. Dessa forma, se o sistema ERP possuir este recurso, o processo de lançamento e cadastro dos produtos torna-se bastante reduzido, uma vez que todas as informações que antes necessitavam ser inseridas de forma manual, agora são extraídas do arquivo, que possui praticamente todas as informações da Nota que está sendo lançada;

- EMISSÃO DE NF-e DE DEVOLUÇÃO: A emissão de uma NF-e de devolução também pode se tornar bem mais  ágil e prática, ao se utilizar do arquivo XML da NF-e de origem (que está sendo devolvida). Como para emitir uma nota de devolução é necessário preencher algumas informações em específico, como a Chave de Acesso da nota de origem, entre outras, utilizar-se do arquivo XML da NF-e de origem (caso o sistema emissor possua este recurso) traz uma grande facilidade;

- CRIAÇÃO/GERAÇÃO DE ARQUIVO SPED: O arquivo no formato SPED pode ser criado ou gerado dentro de um sistema contábil, utilizando-se os arquivos XML das notas de entrada e de saída de uma empresa;

Como obter o Arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica

A Receita Federal possui um portal eletrônico, chamado "Portal da Nota Fiscal Eletrônica" (www.nfe.fazenda.gov.br/portal), através do qual é possível acessar os dados de uma NF-e através de sua Chave de Acesso. É possível também fazer o download do arquivo XML, neste caso, é necessário autenticação/assinatura através do Certificado Digital, que deve ser o Certificado digital correspondente ao Destinatário da NF-e.

Outra maneira de se obter um arquivo XML de uma NF-e é através de um serviço disponibilizado pela Receita, chamado DF-e (Distribuição de Documentos Fiscais Eletrônicos). Este serviço pode ser utilizado por um sistema ERP, que pode consumir este serviço e oferecer recursos de baixa do arquivo XML de forma bastante facilitada dentro do sistema ERP.

Também há uma maneira tradicional de se obter o arquivo XML, que é solicitando ao Emissor da NF-e o envio do mesmo. Ou seja, se você é o Destinatário da Nota, você pode solicitar para o Emitente que seja enviado para você este arquivo.