Os benefícios do SPED Fiscal para a gestão tributária da sua empresa
Você já ouviu falar em SPED Fiscal? Se você é um empresário, um contador ou um profissional que lida com as questões tributárias da sua empresa, provavelmente já se deparou com essa sigla. Mas você sabe o que ela significa e como ela funciona? Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o SPED Fiscal, um sistema que faz parte do projeto de modernização das administrações tributárias e aduaneiras do país. Vamos mostrar o que é o SPED Fiscal, quais são os seus objetivos e benefícios, como ele funciona na prática, quais são os requisitos técnicos e as obrigações dos contribuintes que estão sujeitos a ele. Acompanhe a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre esse tema!
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O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é um projeto do Governo Federal do Brasil que tem como objetivo modernizar e agilizar o processo de escrituração contábil, fiscal e trabalhista das empresas. Dentro do SPED, um dos módulos mais importantes é o SPED Fiscal, também conhecido como EFD (Escrituração Fiscal Digital). Neste artigo, vamos explorar o que é o SPED Fiscal, como ele funciona e qual é a sua importância para as empresas.
O que é o SPED Fiscal (EFD)?
O SPED Fiscal, ou EFD, é uma obrigação fiscal que consiste na escrituração digital dos documentos fiscais e outros registros de interesse da Receita Federal do Brasil (RFB). Ele foi criado com o intuito de substituir os antigos livros fiscais em papel e facilitar o envio e o acesso às informações fiscais das empresas. Com o EFD, todas as operações de entrada e saída, apuração de impostos e movimentações fiscais são registradas eletronicamente e transmitidas ao Fisco.
Como funciona o SPED Fiscal (EFD)?
O funcionamento do SPED Fiscal envolve a escrituração digital de todos os documentos fiscais e informações relacionadas às operações comerciais realizadas pela empresa. Isso inclui a emissão e o recebimento de notas fiscais, escrituração de livros fiscais, controle de estoques, apuração de impostos, entre outros registros relevantes. As informações são registradas em arquivos digitais no formato estabelecido pela Receita Federal e devem ser transmitidas periodicamente.
Para cumprir essa obrigação, as empresas precisam adotar sistemas de gestão compatíveis com o SPED Fiscal, que sejam capazes de gerar os arquivos digitais nos padrões exigidos. Esses arquivos são enviados por meio de um programa validador, fornecido pela Receita Federal, que verifica a consistência das informações e gera um recibo de entrega.
Importância do SPED Fiscal (EFD)
O SPED Fiscal trouxe uma série de benefícios tanto para as empresas quanto para o Governo. Para as empresas, a utilização do sistema digital reduz a burocracia e os custos operacionais, além de facilitar o cumprimento das obrigações fiscais. A automatização dos processos fiscais também minimiza a ocorrência de erros e inconsistências nas informações, evitando multas e penalidades.
Por outro lado, o Governo Federal ganha com a implementação do SPED Fiscal, pois passa a ter acesso mais rápido e eficiente aos dados fiscais das empresas. Isso facilita a fiscalização e o combate à sonegação fiscal, permitindo uma melhor arrecadação de tributos.
Quais são os requisitos técnicos para o SPED Fiscal?
Para gerar e transmitir o arquivo do SPED Fiscal, os contribuintes devem observar alguns requisitos técnicos, como:
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Usar a certificação digital para assinar o arquivo digital com validade jurídica;
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Usar o formato XML (Extensible Markup Language) para estruturar o arquivo digital;
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Usar o leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS 09/2008 para organizar as informações no arquivo digital;
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Usar as tabelas auxiliares disponíveis no site do SPED para preencher os códigos e as descrições no arquivo digital.
Quais são as obrigações e os prazos para o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é uma obrigação acessória que deve ser cumprida por todos os contribuintes do ICMS e do IPI, exceto os microempreendedores individuais (MEIs) e as empresas de pequeno porte (EPPs), salvo raras exceções.
O SPED Fiscal tem periodicidade mensal e deve ser transmitido até o último dia útil do mês subsequente ao período da escrituração. Por exemplo, o arquivo referente ao mês de janeiro deve ser transmitido até o último dia útil de fevereiro.
O não cumprimento do SPED Fiscal pode acarretar penalidades por atraso ou omissão, que variam de acordo com a legislação de cada estado. Além disso, o contribuinte pode ficar impedido de emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) até regularizar sua situação.
Em alguns casos, os estados podem conceder dispensas ou prorrogações para o SPED Fiscal, conforme as normas específicas de cada um. Por isso, é importante consultar a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado para verificar as regras aplicáveis ao seu caso.
Qual a relação entre SPED e ERP
Antes de mais nada, se o objetivo principal do SPED é facilitar a inserção e envio das obrigações, como uma empresa pode criar uma infraestrutura sólida de dados, sem a tecnologia? Pois é isso que o ERP oferece, uma vez que integra completamente os setores e processos do negócio.
Portanto, é crucial compreender que sem um ERP, a empresa pode nunca aproveitar os benefícios e facilidades do SPED. Desse modo, selecionamos 3 benefícios que a parceria entre Tecnologias pode oferecer ao empreendimento moderno.
1 – Integração total dos processos e demandas: Qualquer informação errada ou minimamente irregular não é aceita no envio das obrigações. Então, como processos manuais podem ser capazes de suprir tamanha obrigatoriedade?
O ERP é um software focado na integração empresarial e, portanto, integra e gerencia praticamente todos os processos da empresa. Isso permite que a gestão tenha maior controle sobre o fluxo de informações.
Considerando que o SPED é composto por dezenas de obrigações acessórias, aspectos fiscais e inúmeros tributos, nada melhor do que a certeza de que os dados estejam atualizados e corretos, não é mesmo? Dessa forma, o fator centralização viabilizado pelo ERP garante o elemento-chave para o sucesso da entrega das exigências do SPED.
2 – Otimização e atualização constante dos dados: A otimização e atualização ininterrupta dos dados é talvez o maior benefício da relação entre SPED e ERP. Isso porque, um dos gargalos recorrentes que acomete os empreendimentos é a desatualização das informações.
Atuando em tempo real, o ERP assegura o gerenciamento de toda a estrutura dos processos. Isto é, monitorar entradas e saídas, bem como os lançamentos de estoque passam a ser uma constante que faz toda a diferença na validação e certificação pelos órgãos responsáveis.
Além de transparecer maior eficiência à gestão, o ERP torna viável acertar nos cálculos reais, além de fomentar a administração estratégica, dois elementos imprescindíveis para atender às obrigações e tributos requeridos.
3 – Análise aprofundada do cenário empresarial: O Sistema Público de Escrituração Digital envolve uma movimentação massiva de informações. E um dos benefícios que o ERP proporciona à gestão do SPED é, precisamente, a análise e avaliação profunda das informações, sejam elas fiscais ou contábeis.
Por meio de uma verificação constante e baseada em diferentes níveis e aspectos dos dados, os processos se tornam otimizados. E conforme as rotinas são acompanhadas de perto por um sistema eficiente, as obrigações decrescem em falhas e imprecisão na transmissão ao Fisco.
O tryerp, além de completo, possui um enfoque muito grande nas demandas fiscais e contábeis das empresas. Afinal, entendemos que essa complexidade é passível de se tornar simplificada e atenuada aos empreendedores. Assim, além de estimular a integração fundamental para alinhar os objetivos e processos da empresa, asseguramos maior tomada de decisão e adequação às obrigatoriedades, bem como o atendimento dos distintos tributos.
Conclusão
O SPED Fiscal, ou EFD, é um importante avanço na digitalização dos processos fiscais no Brasil. Através desse sistema, as empresas podem realizar a escrituração digital de forma mais eficiente, substituindo os antigos livros fiscais em papel. O cumprimento dessa obrigação fiscal traz benefícios para as empresas, que reduzem custos e melhoram a conformidade fiscal, e para o Governo, que obtém acesso mais rápido e preciso às informações fiscais. Portanto, o SPED Fiscal é uma ferramenta fundamental para a modernização e o aprimoramento do sistema tributário brasileiro.