O que é NFe (Nota Fiscal Eletrônica) ?

O que é NFe (Nota Fiscal Eletrônica) ?

A Nota Fiscal de Produto Eletrônica - NFe, ou simplesmente a Nota Fiscal Eletrônica, como é mais conhecida, é um documento digital utilizado pelas empresas brasileiras nas operações comerciais. Ficou interessado sobre este assunto? Então continue a leitura e descubra as principais informações sobre a Nota Fiscal Eletrônica.

Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e veio para substituir a versão em papel, a fim de diminuir despesas, melhorar a gestão empresarial e diminuir a burocracia do processo contábil.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o que é esse documento?

Toda organização precisa pagar os seus tributos em dia para evitar problemas na justiça e com a Receita Federal.

Assim, além de trazer problemas para o negócio, a não quitação desses impostos pode prejudicar a imagem da marca no mercado.

Por isso, é importante entender do que se trata a NF-e, afinal, ela é um elemento fundamental em qualquer negociação formal, seja de produtos ou serviços, tanto no formato presencial como virtual (e-commerce).

Logo, esse documento digital serve para comprovar que uma venda foi realizada e que houve o recolhimento da tributação pelo Fisco.

A primeira legislação que instituiu a substituição da nota física pela digital ocorreu em 2007, através do Ajuste Sinief 07/05, de 30 de setembro de 2005, que estipulava a NF-e e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE.

Só lembrando que o DANFE é outro tipo de documentação e serve como um elemento que auxilia o comprador a ter acesso aos dados da sua compra. 

Essa proposta veio para diminuir os gastos com papel, os quais eram feitos em excesso, além de reduzir o trabalho manual, que era bastante cansativo.

Devido a isso, eram necessários vários blocos de papel para preencher as notas, além do fato de que as empresas tinham que contar com um espaço próprio para armazenar essa papelada.

Com a nota digitalizada, além da otimização do tempo, as rotinas administrativas ficaram mais ágeis e eficientes, principalmente se a companhia contar com um software de gestão que realize a emissão das notas de forma automática.

Por que usar a Nota Fiscal Eletrônica?

Tirando o fato que a NF-e é uma obrigação fiscal, esta comprovação tem a função de  normatizar as operações que envolvam vendas entre o prestador de serviço e/ou o vendedor, frente ao consumidor e entidades públicas.

O maior objetivo da NF-e é oferecer mais segurança para ambas as partes envolvidas, de forma a fornecer um comprovante que a empresa está pagando suas contribuições.

Só para ilustrar, pense em como seria difícil se essa entrega das notas emitidas fosse feita presencialmente. E se esses compradores fossem de diversos estados diferentes, ou de outros países?

Daria um trabalhão e muitos gastos, concorda?

Quais as vantagens de usar a Nota Fiscal Eletrônica - (NF-e)?

Ao aderir a essa modernização, o comerciante consegue prospectar mais clientes quando formaliza o seu negócio, levando em consideração que em muitas instituições a maioria das compras hoje é feita pela internet.

Portanto, ao prezar por essa legalização, o empresário não só quita os seus deveres fiscais, como também deixa de lado hábitos do passado que só deixam sua empresa ultrapassada.

Isso sem citar as demais vantagens da NF-e. Dentre delas estão:

• Aumento das vendas virtuais;

• Redução de despesas com impressão de papel, armazenagem e estoque;

• Mantimento da segurança do processo fiscal;

• Diminuição de erros no preenchimento, mais comuns no modelo impresso;

• Crescimento da produtividade, já que os colaboradores conseguem automatizar a emissão de notas;

• Estímulo profissional, uma vez que a tarefa de preencher - repetidamente - centenas de notas, agora pode ser feita em questão de minutos com um emissor de NF-e.

Nota Fiscal Eletrônica: quais os tipos existentes?

Embora existam variados tipos de notas fiscais eletrônicas no Brasil, algumas são mais utilizadas e conhecidas pelo público. Nesse grupo, estão a:

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica NFS-e

Esse tipo de nota é específico para quem presta serviços de maneira formal. Geralmente é expedida por médicos, veterinários, escolas, serviços de consultoria etc. Também é bem comum no mercado digital, principalmente para os produtores de conteúdo virtual, como e-books, cursos e mentorias.

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

Como já explicamos, a NF-e é um documento eletrônico que tem o intuito de comprovar uma compra de um produto/serviço, independente se a aquisição foi em uma loja física ou online.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse modelo de nota foi idealizado para substituir os tradicionais cupons fiscais que são  usados no mercado varejista. Nós temos esse artigo aqui no blog que explica em detalhes sobre essa nota, vale a pena conferir.

Como armazenar as notas fiscais emitidas?

Apesar de o estabelecimento não ser obrigado a ter um local para o armazenamento das notas fiscais, você pode pode está em dúvida se mesmo com essa mudança digital, ainda é preciso guardar em algum lugar as notas emitidas, certo?

Então, se você pensou que sim, você acertou!

Isso porque as prefeituras e os estados requerem que as empresas guardem esses comprovantes por, no mínimo, 05 anos.

Essa exigência visa garantir um maior controle sobre o tempo de garantia dos produtos/serviços, bem como é um meio preventivo em caso de fiscalizações dos órgãos fiscais.

Atualmente, o formato XML e o PDF são os dois modelos de armazenagem desse documento. 

Portanto, mesmo considerando que a Receita Federal tem acesso às notas emitidas por sua empresa, ainda assim é viável cumprir a legislação e manter as vias em segurança pelo tempo indicado.

E como um dos benefícios da NF-e é justamente economizar recursos, a companhia não precisa imprimir as notas. Uma boa solução é aderir a um sistema ERP que tenha a função de arquivar as NFe-s.

Conclusão

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento de grande importância para as empresas, além de ser um recurso que facilita a rotina administrativa e que economiza recursos.

Contudo, como o Brasil possui milhões de empreendimentos, é natural que o sistema de emissão do governo e/ou das prefeituras não dê conta de emitir todas as notas.

Por isso, é essencial contar com um sistema de emissão de notas fiscais, que cuide dessa tarefa. Inclusive, alguns desses softwares especializados integram esse recurso com o sistema contábil da instituição.

Assim, o empresário consegue focar melhor em seu trabalho e a equipe tem um melhor rendimento.