Como aplicar a otimização de desempenho empresarial com sucesso?
Realizar uma gestão de desempenho satisfatória é fundamental para as organizações. São tantos processos que podem envolver um projeto que, se não recebem atenção especial, prejudicam os recursos humanos e físicos. Além disso, os resultados da empresa correm riscos, principalmente financeiros. A otimização empresarial é cada vez mais necessária à sobrevivência do negócio. Mas os compromissos do dia a dia podem acabar relegando a um segundo plano o planejamento dos processos produtivos. As consequências são atrasos na entrega das demandas, baixa produtividade e ociosidade. Que é preciso otimizar você já sabe. Mas como fazer isso? É o que você vai entender lendo este texto. Acompanhe!
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Otimização de desempenho empresarial
Trabalhar com gestão não se trata somente de tomar a frente. Um gestor completo precisa saber planejar e organizar. Esse grupo de características é o que faz dele um profissional capaz de alcançar os objetivos da organização.
Os resultados da empresa são consequências de uma gestão eficiente. O que depende de duas ações básicas: a mensuração e as ações corretivas.
Na primeira, entende-se o momento pelo qual a empresa está passando. Assim, os indicadores de desempenho são os mais importantes orientadores. Alguns deles são:
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porcentagem de lucratividade por projeto;
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crescimento anual;
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custo da folha de pagamento;
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volume de novos clientes;
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vendas por gerente;
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número de contratos fechados.
As ações corretivas são uma parte imprescindível da gestão de desempenho. Caso seja encontrada alguma anormalidade nos indicadores, ela deve ser executada imediatamente. Indicadores e correções andam sempre de mãos dadas para melhorar a performance da organização continuamente. Sem eles, não há gestão de desempenho.
Não restam dúvidas de que aprimorar a gestão de desempenho traz vantagens para todas as organizações. A partir de agora, você vai entender o porquê:
Benefícios da otimização de desempenho
Dentre as principais vantagens da implantação da gestão de desempenho, destacam-se:
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Redução de custos;
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Melhor gerenciamento de tempo;
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Eliminação de retrabalho e gargalos.
Redução de custos
Otimizar o desempenho ajuda a diminuir os custos empresariais para a produção. Com os processos enxutos, o desperdício de tempo e recursos financeiros e humanos é evitado. A lógica é simples: se um produto leva um tempo menor para ser produzido, menos custará e menor será o valor repassado ao produto junto com o preço. Isso possibilita um preço mais acessível, aumentando a competitividade.
Melhor gerenciamento de tempo
A otimização do tempo também colabora muito. A otimização de desempenho tem por objetivo dar fluidez aos processos produtivos. Quanto mais eficaz eles forem, menos tempo os produtos levarão para ficar prontos.
Eliminação de retrabalho e gargalos
O processo de melhoria contínua vai identificando os gargalos na produção e, consequentemente, os pontos em que costuma ocorrer retrabalho. Por exemplo, uma empresa possui duas máquinas iguais na linha de produção: uma produz 10 unidades por hora enquanto a outra apenas 9 unidades. Sendo assim, constata-se que a falta de regulagem inibe que todo o potencial da segunda máquina seja explorado.
A otimização de desempenho busca encontrar problemas como esse para promover melhorias e maior produtividade em menos tempo, ampliando a lucratividade. Ao mesmo tempo em que as falhas são descobertas, a necessidade de refazer procedimentos também diminui.
Como aplicar a otimização de desempenho
Confira os passos mais importantes: mapeamento, análise, otimização, automação e acompanhamento.
Mapeamento
Primeiramente, é preciso conhecer os processos de produção na organização setor por setor. Mapear os processos garante a você e à equipe uma dimensão verdadeira de como está funcionando tudo naquele momento.
Dedique um tempo conversando com a equipe a respeito de tudo o que envolve a rotina de trabalho. Documente essas informações. Para facilitar, use fluxogramas e se baseie neles ao organizar os procedimentos.
Análise
Após identificar os processos por meio do mapeamento, é preciso estudá-los para descobrir o nível de importância e eficiência deles para a organização no momento.
Para isso, é preciso analisar os seguintes pontos:
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serventia do processo;
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alternativas possíveis para otimizar o processo;
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tempo de conclusão do processo;
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pontos de parada do processo;
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justificativa para a interrupção do processo.
A ideia é obter uma visão transparente do fluxo de trabalho da empresa. Descobrir onde estão os acertos e os erros estratégicos. Dessa forma, é mais fácil saber como investir para alavancar o negócio.
Otimização
Cada uma dessas etapas depende da execução correta da anterior. Depois de analisar os processos, é hora de pôr em prática as alternativas encontradas. Nesse ponto já se pode ter uma visão precisa do que ocorre, assim você pode estabelecer um prazo para que as mudanças sejam implantadas e os colaboradores se adaptem, para que depois os resultados sejam analisados.
Automação
Uma das principais soluções que a análise deve considerar e a otimização deve aplicar é a automação. Como o nome sugere, significa tornar procedimentos manuais repetitivos em tarefas executadas por sistemas desenvolvidos com esse objetivo. Melhorando o desempenho, o gasto de tempo e o custo-benefício.
É uma etapa que possui um alto valor para empresários de menor porte e com menor número de colaboradores. A automação é muito útil no controle de estoque. Automatizar esse setor é facilitar a organização, melhorar o controle de entrada e saída e outras rotinas, reduzindo a influência de erros humanos, retrabalho e perda de tempo.
Acompanhamento
A última etapa garante que todas as mudanças realizadas permaneçam. Quando há o acompanhamento dos processos a partir de ferramentas de monitoramento, torna-se cada vez mais fácil detectar e corrigir problemas que porventura apareçam. Para isso são usados ERPs e outros softwares de gestão.
Otimizar a gestão empresarial é um trabalho contínuo, cíclico. Os processos devem ser revistos periodicamente para garantir que a organização esteja em vantagem sempre. Essas ações permitem que a gestão poupe gastos, aumente a produtividade e conscientize os colaboradores sobre como trabalhar de forma competitiva.