Organização do Tempo: Qualidade, Produtividade e Saúde
Hoje em dia, o que mais se vê são pessoas cheias de coisas para fazer, sem saber por onde começar.
Já percebeu como são hoje em dia as nossas rotinas? Objetivos, metas, tarefas, compromissos, reuniões, enfim, nossa rotina é repleta de coisas que se não conseguirmos gerenciar de uma maneira eficiente, além de comprometer a eficiência da própria execução, pode comprometer a nossa saúde.
A modernidade nos trouxe um grande avanço tecnológico e uma grande competição nos mercados. Isso exigiu um novo modelo de profissional: Um profissional de alta performance. Mas pode haver um engano aqui. Um profissional de alta performance não é só um profissional que produz muito. É um profissional que produz muito, e com qualidade. E isso não é uma tarefa fácil.
Todos nós já tivemos experiências como contratar um Serviço que não foi realizado no prazo combinado, comprar uma mercadoria e não recebê-la no prazo previsto, ficar sem retorno de uma solicitação em um contato comercial, agendar uma reunião em um determinado horário e ela atrasar, executar a construção de uma obra e ela exceder a data prevista para o término, entre outras inúmeras situações.
Hoje em dia, o que mais se vê são pessoas cheias de coisas para fazer, sem saber por onde começar, atrapalhadas, sem a concentração necessária para a execução da tarefa, e sem informação ou conhecimento mínimo necessário para o gerenciamento do seu tempo, isso tudo causa um dia de stress e de ansiedade.
Tudo aquilo que nos é solicitado com urgência, ou que nós solicitamos com urgência, é algo que não teve o planejamento adequado para ser realizado, nem a atenção necessária, ou que foi mal executado.
A percepção inicial aqui é muito simples. Se eu tenho 20 coisas para fazer e leva-se aproximadamente uma hora para realização de cada uma, para finalizar tudo eu preciso de aproximadamente 20 horas. Levando em conta que o dia de trabalho têm 8 horas serão necessários quase três dias. Isso sem contar as novas tarefas que irão surgir ao longo destes dias e os afazeres rotineiros que são indispensáveis. Resumindo, você precisa conciliar as tarefas do dia-a-dia com suas tarefas pendentes, e para ter sucesso, precisa de gerenciamento.
Existem ferramentas online que facilitam e otimizam o gerenciamento de tarefas, inclusive em um âmbito coletivo. Mas, gerenciar seu tempo e suas tarefas pode ser feito utilizando papel e caneta. O mais importante não é como você irá fazer. O cerne da questão está nos seguintes itens, que fundamentarão o seu sucesso neste gerenciamento:
a) Elencar o que se tem a fazer, ou seja, registrar aquilo que você precisa fazer. "Guardar de cabeça" é coisa do passado.
b) Definir as prioridades, saber definir aquilo que é Urgente, Importante, Pouco importante, ou seja, criar as escalas de prioridades e alocar as tarefas dentro destas escalas. A definição das prioridades é o ponto mais importante.
c) Passar prazos confiáveis de entrega das tarefas, conseguir estipular um prazo confiável de entrega da tarefa/retorno ao interessado. Com isso você ganha credibilidade e confiabilidade.
d) Executar cada tarefa com foco e atenção, sem pensar nas tarefas seguintes. A atenção e concentração integral confere qualidade no que você está fazendo. Conseguir estar inteiramente concentrado para absorver ou repassar informações é um ponto crucial.
Sabemos que gerenciar bem o tempo não é uma tarefa fácil, levando em conta o dinamismo do dia-a-dia, mas em algum momento você irá se deparar com essa escolha: Ou adota o uso de práticas dessa natureza para um aperfeiçoamento e garantia da saúde, ou escolhe ser um profissional (ou empresa) dentro, ou ainda abaixo, da média do mercado.