Controle de estoque: o que é, para que serve, tipos e como fazer
O controle de estoque é uma das atividades mais importantes da gestão de um negócio. Embora à primeira vista pareça que o estoque esteja relacionado apenas aos produtos, na verdade ele também tem participação importante no aspecto financeiro da empresa. Neste conteúdo, vamos explicar o que é estoque, por que controlar o estoque é importante, os modelos de controle, como implementar e os principais erros nesse procedimento. Continue lendo!
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O que é controle de estoque?
O controle de estoque trata, resumidamente, do registro de entradas e saídas de produtos. Ou seja, anotar em uma folha os produtos adquiridos/produzidos e vendidos já é considerado controle de estoque.
No entanto, existem diversas técnicas de análise e mensuração interessantes para o gestor. Uma delas, por exemplo, é o lucro que cada produto traz, assim como a estatística de vendas.
Qual a importância desse controle para o negócio?
Fazer uma boa gestão de estoque traz diversos benefícios para a empresa, dentre eles:
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Realização de lucro: é somente na venda que a empresa efetivamente lucra;
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Padrões de consumo: pelo histórico do estoque, o gestor consegue antecipar tendências;
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Otimização de recursos: estoque parado, em alguns casos, é tido como perda de dinheiro;
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Estratégia de vendas: ao controlar o estoque, pode-se vender produtos de forma estratégica.
Quais os modelos de controle de estoque?
O controle de estoque é um só: registrar compra e venda de produtos. Porém, existem modelos que trabalham com estratégias inteligentes para melhorar os resultados.
Veja alguns deles:
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PEPS: a sigla PEPS significa “Primeira a Entrar, Primeiro a Sair”, sendo bastante utilizado quando se trabalha com produtos perecíveis. Essa estratégia visa vender os produtos mais recentes do estoque;
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UEPS: já a UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) trabalha com o oposto da PEPS. Nesse modelo, quem entrou por último tem preferência de venda. Essa rotina é ótima para produtos que valorizam com o tempo.
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JIT: O JIT, do inglês “Just In Time”, surgiu na terceira revolução industrial, o Toyotismo. Em resumo, o estoque consiste apenas dos produtos que foram vendidos, evitando excessos ou escassez de bens.
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Preço Específico: O modelo de Preço Específico trabalha com o preço de cada item, de modo a elaborar estratégias para diminuir ou aumentar o valor total do estoque.
Como implementar em seu negócio?
Agora que vimos a importância e os principais modelos de controle de estoque, vamos aprender a implementar em seu negócio. Leia atentamente:
Mapeie os processos
Mapear os processos significa entender toda a trajetória do produto.
Ou seja, ter em mãos o caminho desde o lançamento do pedido para a fábrica/fornecedor até a entrega ao consumidor final.
Se seu negócio tiver mais de um estoque, algo bastante normal atualmente, o mapeamento é indispensável para o controle de estoque.
Planeje as etapas
Após o mapeamento, todo o processo poderá ser dividido em etapas, que posteriormente serão usadas para executar estratégias diversas.
Um dos motivos de se trabalhar com etapas é acompanhar o estado das entregas. Através de um sistema automatizado, o gestor consegue saber onde o produto está, assim como sua previsão de entrega.
Registre entradas e saídas
Como a essência do controle de estoque é contabilizar as entradas e saídas de produtos, esse procedimento precisa contar com alta precisão e confiabilidade.
A melhor forma de registrar com segurança é através de um software de gestão.
Com as ferramentas certas, as informações ficarão de fácil acesso aos administradores e gestores da empresa.
Trabalhe com inventários
O inventário nada mais é do que um sumário de todos os produtos contidos no estoque, assim como algumas informações sobre eles.
No caso, é uma boa prática realizar inventários com frequência — e a frequência depende do modelo de negócio da empresa.
Estabeleça volumes para cada produto
Por fim, uma ótima forma de trabalhar o controle de estoque de seu negócio é estabelecer volumes para cada produto.
Para que isso seja feito, sua empresa precisa de uma estratégia clara relacionada a um objetivo da organização. Conhecendo seus produtos e o padrão de consumo de seu público-alvo, fica fácil definir um volume ótimo para os produtos do estoque.
O que evitar na hora de gerenciar o estoque?
Controlar o estoque requer diversos cuidados e bastante planejamento. Nesta seção, separamos os principais erros que se deve evitar ao máximo. Veja:
Escassez de produtos
A escassez de produtos é um dos principais problemas nas empresas.
Em geral, ela acontece por conta de ações mal planejadas, geralmente associadas a campanhas de marketing poderosas.
Excesso de itens
De mãos dadas com a escassez, o excesso de produtos também é bastante visto nos estoques.
Aliás, é interessante notar que a causa de ambos segue o mesmo princípio: pouco planejamento. Em geral, empresas com esse problema tem escassez de certos produtos, mas excesso de outros.
Conhecer seu público-alvo e o volume de vendas de seus produtos evita ambos os casos.
Negligenciar inventários
Se sua empresa negligenciar os inventários, naturalmente os gestores perdem o controle do estado atual do estoque.
Para piorar, pode acontecer de ações de marketing serem executadas com base em dados de inventários desatualizados, o que pode trazer muitas dores de cabeça.
É por isso que fazer inventário com frequência vale o tempo investido.
Trabalhar sem público-alvo
Existem muitos modelos de negócio, e um deles é o chamado long-tail. Nesse modelo, a empresa oferece um imenso portfólio de produtos; embora o negócio sobreviva de vendas pequenas, elas ocorrem com bastante frequência.
No entanto, para pequenas empresas isso não é uma realidade. O portfólio delas costuma ser pequeno, assim como o volume de vendas.
É por isso que trabalhar com um público-alvo específico vale a pena: você investe tempo e dinheiro nas melhores opções.
Descuidar da sazonalidade
Por fim, jamais descuide da sazonalidade, que pode ser representada como períodos específicos do ano — geralmente relacionados a uma data festiva, como o Natal.
O controle de estoque, para ser implementado corretamente, precisa de um software de gestão otimizado na retaguarda.
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