O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos
Para atuar de forma mais eficiente, gastar menos tempo e evitar retrabalho, as empresas precisam se preocupar com a organização dos seus procedimentos. É importante entender como as coisas são feitas e sempre buscar onde melhorar. Com a intenção de aprimorar o fluxo de trabalho e resolver problemas mais facilmente, existe o ciclo PDCA. É um método estratégico contínuo, para o controle e melhoria de produtos e do jeito de executar as atividades dentro da empresa. Nós vamos detalhar o ciclo PDCA e aprender como ele funciona neste artigo. Assim, você poderá estudar como aplicá-lo no seu negócio.
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Definição do ciclo PDCA
Esta sigla vem do inglês: Plan (planejar), Do (executar), Check (conferir), Act (agir). O PDCA também é chamado de Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, em referência aos idealizadores.
Essa sequência é iterativa, quer dizer, pode ser repetida indefinidamente para chegar a novas soluções. Essa é a ideia do ciclo PDCA: sempre encontrar novos pontos de aprimoramento e correção.
Estas 4 etapas são usadas para solucionar problemas que dificilmente são percebidos no dia-a-dia e que já passaram por diversas tentativas de solução. O método possibilita identificar falhas, o que acelera a resolução delas, otimizando tempo e recursos.
O PDCA resulta em dados estatísticos, concretos, que vão nortear as ações para gerenciar e repetir os processos que estão dando certo e remover o que não está. Durante a operação do ciclo, podem ser encontradas novas ideias para a solução de problemas em todos os níveis, desde o operacional até o estratégico.
Detalhando o ciclo
Ele tem por objetivo manter o controle contínuo dos processos. É melhor prevenir do que remediar. Essa é a ideia. É prevenir e tomar as rédeas do negócio em vez de só esperar os problemas acontecerem para então se preocupar em resolver.
Planejar
Essa etapa é fundamental. Sem planejamento, nada dá certo. A equipe não tem foco, perde tempo em tarefas inúteis. Primeiro, é preciso ter um objetivo definido. O que deve acontecer em curto, médio e longo prazo? Tenha em mente metas para alcançar.
Se o objetivo é aumentar a produção, por exemplo, um dos objetivos pode ser automatização de processos de produção. O PDCA é de ajuda para garantir que cada meta seja atingida no prazo estipulado no planejamento.
Faz parte do planejamento também estabelecer um roteiro, um caminho, que será usado para alcançar o propósito.
Executar
Depois do planejamento, é hora de pôr a mão na massa. Nesse ponto, o treinamento da equipe é essencial, para que o time não fique perdido. Quanto mais bem preparado os envolvidos estiverem, mais de perto o planejamento será cumprido e mais fácil vai ser para avaliar o que está sendo feito.
E além de treinar a equipe e seguir à risca o planejamento, para garantir o sucesso do ciclo, procure monitorar as atividades. É necessário supervisionar para que tudo saia conforme o acertado.
Conferir
O terceiro passo consiste em avaliar se o resultado da execução foi positivo, se as mudanças planejadas realmente estão acontecendo. Uma forma de avaliar é por meio de indicadores, também conhecidos como KPIs.
Para simplificar: são números para serem usados como referência. Elas variam em relação à atividade da empresa, mas podem ser:
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Quantidade produzida
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Custo de produção
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Quantidade de produtos disponíveis
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Entregas feitas
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Clientes convertidos
Então, faz parte da checagem comparar esses dados antes e depois da execução do plano estratégico.
Agir
Para alguns, o passo Executar e o Agir são iguais. Não é bem assim. A diferença é que o Executar (2º passo do ciclo) se refere a por o plano em prática. Já o Agir (último passo) se trata de tomar decisões quanto ao que já foi feito.
Os resultados podem ser positivos ou não. Caso as metas tenham sido atingidas, o processo pode ser adotado como padrão. Se não, é preciso reavaliar o planejamento e a execução, buscando encontrar as falhas e corrigi-las. É para isso que serve o ciclo.
Mesmo que os resultados tenham sido satisfatórios, o ciclo pode ser reaplicado para continuar a identificar os processos que podem ser ainda mais aperfeiçoados.
Como aplicar o ciclo PDCA
Os objetivos do PDCA variam de acordo com a atividade principal da empresa. Mas, em todo caso, é aumentar a eficiência e manter o negócio competitivo. Veja alguns exemplos de como aplicar o cicilo.
Planejamento
Os estrategistas podem reunir os últimos relatórios de desempenho, opiniões de colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores para ajudar a diagnosticar os processos mais problemáticos. Busque a ajuda de quem mais conhece a empresa e têm mais tempo de casa. Se você tiver um ou mais sócios, se reúnam e exponham honestamente os pontos deficientes.
Implementação
Em primeiro lugar, divulgue a implementação do ciclo PDCA na empresa. Procure explicar os motivos que levaram a gestão a fazer isso. Capacite e esteja pronto para sanar todas as dúvidas dos colaboradores, porque afinal eles é que serão peças-chave na hora de pôr tudo em prática. Deixe claro que todos vão sair ganhando com a melhoria dos processos, evitando esforços desnecessários.
Conferência
Uma sugestão é fazer pesquisas internas e ouvir os feedbacks de todos os setores e níveis da empresa: desde a gestão até os colaboradores. Peça sugestões de ideias para o aprimoramento dos processos. Não subestime ninguém, porque novas concepções podem vir de onde menos se espera.
Ação
Os próximos ciclos devem ser baseados no resultado do ciclo anterior. Portanto, todas as etapas anteriores precisam ser aplicadas com a maior seriedade possível. É bom lembrar que todos os passos foram elaborados para melhoria contínua.
Adote o PDCA
Dentre todas as ferramentas para melhoria da produtividade, este ciclo é o mais simples e eficaz. Pensada para atuar como prevenção de problemas, ela evita tomada de decisões por impulso e, consequentemente, desperdiçando recursos financeiros e humanos.
Mas para que as vantagens apareçam, é imprescindível que todos os envolvidos, colaboradores e gestão, tenham cautela ao constituir o time responsável pela criação do PDCA para a empresa. É preciso conhecer a situação atual dos processos e dominar todos eles para que ele cumpra as finalidades pretendidas.