10 importantes funcionalidades de um sistema ERP
O ERP (sigla em inglês para planejamento de recursos empresariais) é um software projetado para integrar o maior número possível de setores da empresa. Ele concentra as operações administrativas em um só local, facilitando a tomada de decisões por parte dos gestores. Normalmente, é um sistema modular, com partes diferentes, cada uma delas desempenhando uma função. São blocos diferentes que trabalham para o mesmo objetivo: gerenciar as tarefas poupando tempo, esforço e de forma mais precisa do que se tudo fosse feito manualmente. Este artigo vai te mostrar 10 funcionalidades básicas que todo ERP deve ter. Ao longo do texto, você vai entender como cada parte contribui para o desempenho do sistema como um todo. Acompanhe!
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As mais importantes funcionalidades do ERP
Os ERPs são desenvolvidos para atuar nos mais diversos departamentos, desde a gestão financeira, passando pela administrativa, vendas e relacionamento com o cliente.
1. Emissão automática de notas fiscais
A gestão financeira é vital para qualquer organização. Por isso, o sistema precisa atuar de forma completa e sem burocracia. À medida que a empresa cresce, a geração de notas fiscais também aumenta e fazer a emissão manualmente é muito demorado.
O ERP precisa facilitar e agilizar a emissão das notas fiscais eletrônicas. Ele deve permitir o cadastro da tabela dos impostos uma vez para que as taxas sejam calculadas automaticamente. As notas são emitidas com mais facilidade, acelerando o processo.
2. Emissão automática de boletos
Os boletos bancários, assim como as notas fiscais, também precisam ser emitidas com agilidade. Para cada nova conta a receber, o sistema gera um boleto que é enviado ao cliente no mesmo instante.
A vantagem é o melhor controle e organização e a redução do risco de fraudes, já que os boletos são ferramentas muito usadas para aplicação de golpes pela internet.
3. Gestão financeira
Como é um dos setores que mais sofre variação, é um ponto crítico, de preocupação para os gestores. Muitas vezes, os resultados apresentados definem quais os próximos passos que a empresa vai tomar.
O ERP é capaz de mapear todas as entradas e saídas, para orientar a tomada de decisão. O módulo financeiro ajuda a controlar contas a pagar e receber, fluxo de caixa e gestão de contas bancárias. Assim, ele permite uma visão total de como andam as finanças.
Um bom ERP traz a funcionalidade de emissão de relatórios gerenciais, trazendo dados que ajudam a entender os ganhos e prejuízos em certo período. Eles podem conter, inclusive, gráficos para ajudar na compreensão das informações.
4. Controle de estoque
Outro setor em que falhas podem custar caro é o estoque. O controle precisa ser eficiente, automatizado, para que a chance de erros seja menor. Uma ferramenta ERP completa ajuda a identificar os produtos com maior ou menor saída e ajustar a estratégia de vendas de acordo.
O controle de estoque precisa trabalhar de forma integrada com o módulo de vendas, para que as baixas sejam feitas de forma automática.
5. Integração com loja virtual
Para os e-commerces, o ERP é uma solução ideal. O ERP, integrado à loja virtual, evita problemas e reduz os erros e o retrabalho. Fazer um controle de estoque para a loja virtual e outro para o ponto comercial físico daria um trabalho imenso.
Então, se o ERP e o e-commerce não se comunicam, juntando virtual e físico, corre-se o risco de acabar vendendo 2 vezes o mesmo produto, o que vai causar a insatisfação de um dos clientes.
6. Controle de vendas
É o recurso que garante a precisão dos procedimentos de venda. É uma ferramenta absolutamente necessária, porque com ela é mais fácil controlar os dados sobre faturamento, analisar o desempenho do time de vendas e calcular as comissões de acordo.
As vendas tem uma relação importante com outros setores, como o estoque. Os dados que saem do módulo de vendas alimentam o módulo de estoque no ERP, fazendo com que haja um monitoramento eficaz, evitando erros. Você pode gerar relatórios de venda, que informam os produtos mais vendidos, as quantidades, quais os clientes os adquiriram e muito mais.
7. Controle de contas a pagar e receber
Quando você inserir dados sobre as contas a pagar e receber, o ERP gera uma análise do fluxo de caixa, que certifica a saúde financeira do negócio.
8. Monitoramento da inadimplência
O ERP é capaz de fornecer um enorme volume de informações. Com elas, é possível monitorar o índice de inadimplência, por meio de listas de clientes em atraso, disparando e-mails de cobrança automaticamente.
9. Automatização de processos administrativos
Preencher planilhas e relatórios manualmente sempre foi uma tarefa que consome muito tempo da equipe. Os softwares especializados automatizam uma grande parte desse trabalho, poupando esforço, tempo e diminuindo a possibilidade de erros.
10. Armazenamento de dados em nuvem
Para muitas organizações, proteger os dados que tramitam pelo ERP é muito importante. E realmente é assim, porque a atividade da empresa é composta por essas informações. Um vazamento pode causar diversos prejuízos.
Uma forma de manter a segurança é o armazenamento em nuvem, que garante a privacidade por meio de criptografia e outras camadas de segurança. Isso sem falar nos recursos de backup, ou cópias de segurança, para evitar problemas decorrentes de perdas.
Vantagens do ERP
Possibilidade de integração interna, com marketplaces e loja virtual são características que certamente são vantajosas. Um único software pode trazer muitos benefícios como otimização do tempo para execução das atividades e gestão mais eficiente.
Um sistema integrado custa muito menos do que implantar um software para cada setor que, provavelmente, não conseguiriam se comunicar com eficiência. Um ERP é um sistema com vários módulos mas que “conversam” entre eles, afinal todos foram desenvolvidos todos em um único projeto.
A competitividade da organização no mercado também melhora. Como a gestão passa a ser mais eficiente, a empresa como um todo ganha uma visão ampliada, e as estratégias de competitividade se aprimoram.
Ao decidir implantar o ERP, o empreendedor precisa se lembrar de que as funcionalidades mencionadas são básicas, fundamentais. Por isso, ele precisa ter certeza de que vai poder contar com esses recursos, para que o investimento valha a pena.
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