A importância de um sistema de gestão para lojas varejistas
“Anotar tudo” foi, por décadas, o único meio de manter um estabelecimento organizado e evitar erros. Com o tempo, as planilhas em Excel foram surgindo para ajudar. Mas, atualmente, existem opções mais completas e eficientes. Quando o varejo usa sistemas automatizados na gestão, os processos fluem de forma mais suave, mais rápida e com menos entraves. Os softwares podem administrar o estoque, a parte financeira, as vendas e outras áreas de forma integrada. E isso sem importar o porte da empresa. Qualquer que seja o seu tamanho, ela obtém vantagens quando adota a gestão automatizada. Por isso, contar com um sistema de gerenciamento não é mais um diferencial para o varejo: é uma obrigação para continuar competitiva. Descubra neste artigo o que é e qual a importância de um sistema de gestão para lojas varejistas, bem como as razões para implantá-lo.
1
O que são exatamente os sistemas de gestão
São softwares modulares, ou seja, compostos por partes diferentes. Cada uma delas trabalha em um setor diferente da organização, com o objetivo de facilitar o andamento de todas elas e eliminar erros humanos.
Por exemplo, se o módulo de vendas acusou que saíram 10 pares de sapatos em um dia, o módulo de estoque recebe essa informação e, automaticamente, providencia a baixa.
Os sistemas de gestão são poderosos aliados para supervisionar os processos internos do negócio. Os softwares de gestão otimizam todos os aspectos, o que resulta em aumento de produtividade, ganho de tempo e lucratividade.
Tipos de módulos de sistema
Financeira: executa o controle das entradas e saídas da empresa. Pode emitir a Nota Fiscal Eletrônica, boletos, relatórios do fluxo de caixa, o DRE gerencial, administra contas a pagar e receber, facilita a identificação de tarifas, taxas bancárias e juros pagos e emite relatórios diversos.
Contabilidade: os sistemas de gestão tem por objetivo reduzir a incidência de erros e o retrabalho, e isso é importante principalmente nas tarefas contábeis. O módulo contábil elabora o balanço patrimonial contábil, calcula tributos, gera o controle da folha de pagamentos e analisa os indicadores contábeis.
PDV (Ponto de Vendas): Também chamado de POS (Point of Sale), é a parte que se dedica ao processamento das vendas ao cliente. As funções incluem o controle das vendas, emitir ordens de compra, ler códigos de barra para identificar as informações sobre o produto, criar uma base de dados das vendas e atualizar preços.
Compras: otimiza o processo de compras com fornecedores, com um cadastro de informações sobre eles, o que torna muito mais fluida a comunicação com o varejo, economizando tempo e melhorando o desempenho da equipe.
Estoque: é um dos mais importantes, porque erros nesse setor prejudicam tudo, até a reputação da empresa. Um sistema automatizado é útil para evitar a falta de determinado produto, o que é péssimo, principalmente em épocas comemorativas. O excesso de produtos também não é positivo, porque podem acabar vencendo ou se tornando obsoletos. Assim, o estoque sistematizado inclui procedimentos de cadastro, reposição e acompanhamento de giro.
Gestão: é responsável pela integração em si, unindo todas as partes do sistema, gerenciando cadastro de clientes, fornecedores, produtos e serviços, elaboração de orçamentos, conciliação bancária, estoques e demais processos.
Importância e razões para implementar um sistema de gestão
Os sistemas de gestão são peças fundamentais na atualidade porque o volume de dados gerados pela empresa é muito grande. Formas de controle mais antigas podem não dar conta do recado, o que vai acabar em dor de cabeça para gestão e demais colaboradores. Aqui vão alguns fatores que mostram a importância de usar um software de gestão sob medida:
Os sistemas de gestão otimizam a produtividade
Fazer tudo manualmente demanda mais tempo e é mais fácil acontecerem erros, o que gera retrabalho e perda de tempo. Os processos manuais também criam os “gargalos operacionais”, ou seja, certos pontos em que a produtividade “para”. Isso leva ao desperdício de tempo, recursos humanos e financeiros. Com os sistemas automatizados, o varejista reduz esse tipo de perda, evitando prejuízos.
Gestão financeira e de estoque são aprimoradas
O empresário conta com todo o suporte para lidar com as finanças e os procedimentos de estoque. Os sistemas permitem que as métricas da empresa sejam acompanhadas de perto: volume de vendas, clientes ativos, retorno sobre investimentos e outras. Essas análises permitem melhores tomadas de decisão.
Decisões estratégicas serão mais acertadas
Com um bom sistema, o gestor não precisa tomar decisões “no escuro”. Ele tem onde se pautar para planejar ou refazer as estratégias com segurança, já que possui dados sólidos. Assim, fica mais fácil definir os rumos da loja, mantendo o que dá certo e excluindo o que não dá.
A produtividade cresce
Como os processos ganham velocidade, o trabalho rende mais. Um exemplo é a apuração de impostos. Quando existe um sistema de gestão operando, todas as notas são processadas de forma automática, já que são lançadas lá. Manualmente, esse seria um trabalho complexo, demorado e provavelmente com vários equívocos.
As informações estarão seguras
Os softwares permitem a definição de níveis de segurança e perfis de usuário. Ou seja, cada usuário do sistema tem acesso somente àquilo que é indispensável para o seu trabalho. Isso mantém em sigilo as informações que não devem ficar expostas, como contas a pagar ou receber, faturamento, dados de clientes etc.
Os consumidores são atendidos com mais qualidade
Seu varejo pode até ganhar mais pontos com o cliente. Já que todos os setores ganham em qualidade, com o atendimento não é diferente. Você pode proporcionar um atendimento mais rápido, mais compatível com o que o cliente quer e ainda melhorar a qualidade das entregas, que é um ponto crucial para a satisfação do consumidor.
Existe uma série de outros benefícios para quem usa um software de gestão: redução de erros, de fraudes, mais organização, controle de estoque mais eficaz e segurança fiscal.
Entretanto, é bom lembrar que os sistemas mais eficientes são aqueles desenhados sob medida para cada varejo. Por isso, a Tryideas analisa e encontra a solução ideal. Entre em contato conosco e entenda como podemos dar velocidade e precisão para o seu negócio.