Certificado Digital: Cuidados necessários

Assim como cuidamos dos nossos documentos físicos, como RG, CNH, carteira de trabalho, etc., devemos ter a mesma atenção e preocupação com o certificado digital, pois ele representa a sua identidade ou de sua empresa no mundo virtual.

Postado por Laércio Bunzen, 30-06-2020 - 09:00

Certificado Digital: Cuidados necessários

O certificado digital é um arquivo eletrônico (ou  cartão/token A3) que identifica quem é seu titular (pessoa física ou jurídica). Seu principal benefício é realizar assinaturas digitais. Com ele é possível fazer transações eletrônicas e outros serviços na internet, servindo como a sua assinatura de próprio punho, só que “do mundo virtual”. 

O certificado digital possui o nome, uma chave privada e outras informações que comprovam e identificam o seu dono para os sistemas. Dessa forma, permite assinar e enviar documentos através da internet, assinar NF-e, CT-e e MDF-e, entre outros, enviar declarações de imposto de renda para a Receita Federal, logar-se em sites seguros, realizar transações bancárias, assinar escriturações fiscais e contábeis. 

Dado o exposto, é extremamente importante que as empresas tomem alguns cuidados com o seu certificado digital.


Alguns cuidados que devemos ter com os certificados digitais

Assim como cuidamos dos nossos documentos físicos, como carteira de identidade, CNH, carteira de trabalho, etc., devemos ter a mesma atenção e preocupação com o certificado digital, pois ele representa a sua identidade ou de sua empresa no mundo virtual.

Os principais cuidados que devemos ter com o certificado digital, é não deixar este instalado e guardado em locais públicos, ou compartilhá-lo com terceiros, pois essas pessoas, se mal intencionadas podem se passar pelo dono do certificado, realizando sem autorização contratos ou transações bancárias em nome do titular do certificado, podendo ainda, utilizar de forma indevida o certificado digital da empresa para fornecer informações inverídicas à órgãos tributários, cometendo fraudes, com o risco de responsabilização da empresa e seus administradores.

Empresas e seus administradores podem ter bastante dificuldade para se isentar das responsabilidades e obrigações decorrentes da utilização indevida de seu certificado digital. Neste caso, mesmo que a empresa consiga se isentar ou não da responsabilidade, ela ainda pode informar a autoridade certificadora que emitiu o certificado e fazer a revogação do mesmo.

A guarda do certificado digital e o que for assinado por ele é responsabilidade do titular, por isso o certificado deve ser guardado em locais seguros e cópias do mesmo podem ser disponibilizadas  apenas para pessoas confiáveis.

Outra dica é a realização de cópia de segurança do certificado digital utilizando senhas “fortes” (utilize uma senha longa, intercalando letras maiusculas, minusculas e números). Por se tratar de um arquivo, pode ser facilmente confundido com um outro documento qualquer e acabar sendo deletado da máquina ou até mesmo ao formatar o computador se o seu certificado digital for do tipo A1 e não possuir ou ser feito cópia de segurança, ele será perdido.

No caso da exclusão ou perda do arquivo, se não houver cópia, você será obrigado a adquirir um novo certificado digital, pagando novamente por ele, pois a legislação determina que a certificadora não pode possuir cópia do seu certificado. 

Portanto, o ideal mesmo é fazer um backup em um local seguro para não correr riscos. 

Conclusão

Para diminuir os riscos, as empresas precisam se atentar ao uso correto do certificado digital definindo regras rígidas e boas práticas para a utilização do certificado.

É necessário controlar o uso indevido, inclusive por pessoas aparentemente autorizadas, como funcionários, entre outros.

Em um ambiente cada vez mais eletrônico, onde a tendência é fazermos cada vez mais as coisas pela internet, não podemos nos descuidar com este ponto, do contrário podemos ter surpresas indesejáveis e que poderão tirar o nosso sono.