Controle de processos: por que você deve se atentar a ele?
A melhor maneira de encontrar falhas e pontos para melhoria é por meio do controle de processos. O objetivo desse controle é sempre otimizar os recursos financeiros e humanos, incrementar a produtividade e a qualidade. O controle de processos é necessário para que a empresa permaneça competitiva. É um esforço constante em cumprir com as exigências que o mercado e os clientes demandam. O foco é na padronização e na automatização das operações. Os gestores podem tomar decisões de forma mais clara, com base na observação direta das atividades, o que facilita identificar as causas das dificuldades. Assim, os processos podem ser revistos e melhorados continuamente. Confira a partir de agora porque é importante que a gestão esteja atenta ao controle de processos e como ele pode ser implantado na organização.
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Saiba o que é o controle de processos
É a criação, a análise e a melhoria dos métodos de trabalho em todos os setores da empresa, visando otimizar os resultados, reduzir custos e promover uma melhor gestão em todos os aspectos, ampliando a lucratividade.
O controle de processos age tanto na prevenção quanto na correção de erros e na padronização de procedimentos, para que a empresa saiba como se comportar frente às oportunidades oferecidas pelo mercado, entregando mais valor ao cliente.
Você já sabe o que é o controle de processos. A partir de agora, você vai conhecer as etapas necessárias para implementá-lo.
Entenda como controlar os processos
Todo gestor pode e deve se preocupar com o controle de processos. E isso não é tão complicado quanto parece. Confira os passos:
1. Mapeie
É preciso em primeiro lugar desenhar os processos. Colocar de forma gráfica vai ajudar a compreender o fluxo de atividades da empresa. Isso pode ser feito por meio de um fluxograma, mostrando quem está envolvido em cada atividade e definindo o rumo que deve ser tomado.
A representação gráfica precisa ser feita de forma clara e deve ser compreendida por todos os colaboradores. Esse é o primeiro passo para criar uma documentação normalizando os processos, o que vai tornar mais fácil controlá-los.
2. Automatize
Nesse ponto, é preciso usar um sistema computacional adequado para ajudar a padronizar os processos. O ideal é automatizar o máximo possível deles, para evitar erros, retrabalho e também reduzir custos.
O software deve centralizar as informações, para que sejam acessíveis a todos os colaboradores participantes e em tempo real. Todo processo administrativo, como gestão financeira, controle de estoque e recursos humanos, vai ganhar eficiência e velocidade.
3. Determine os indicadores-chave
Indicadores-chave de performance (KPI) são maneiras de medir a eficiência das atividades da empresa. São métricas ajustadas à necessidade de cada organização. Depois de mapear os seus processos, você deve decidir quais medições são as mais importantes no seu caso.
O controle só pode ser efetuado com base em dados reais, para que seja possível comparar informações futuramente. Os indicadores podem ser diversos, mas para exemplificar, aqui vão alguns:
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quantidade;
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custo;
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tempo;
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retorno financeiro;
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tempo de entrega;
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produtividade;
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alinhamento à estratégia.
4. Monitore
Depois que os indicadores forem definidos, é preciso acompanhar. Essa é uma das fases mais importantes, porque não adianta gastar horas com planejamento e definição de indicadores se não forem cuidadosamente monitorados. É dessa maneira que as falhas serão localizadas e corrigidas, para evitar aumento dos custos e perda de produtividade.
Os KPIs precisam estar alinhados com os objetivos estratégicos. A ideia é sempre promover a melhoria ininterrupta dos produtos e serviços para manter a competitividade. Nunca é demais lembrar que a concorrência também vai fazer a parte dela.
5. Atualize
O mapeamento de processos não é algo que deve ser feito uma única vez. Ele precisa ser atualizado, já que podem sofrer mudanças justamente pela busca constante de melhorias. O mapeamento só será útil se for corrigido frequentemente. As atualizações permitem a inclusão de novos indicadores e a remoção de outros que se tornarem desnecessários.
Esteja atento ao controle de processos
É importante se manter atento ao controle de processos porque traz benefícios para a organização:
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entrega de produtos com mais rapidez;
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consumidores satisfeitos;
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custos menores;
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mais produtividade;
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mais qualidade.
Dar atenção ao controle permite à empresa adaptar-se às necessidades dos consumidores modernos, que estão sempre mudando rapidamente.
Já que o controle de processos elimina a necessidade do retrabalho, otimiza o tempo em qualquer etapa e gera mais produtividade. Além disso, reduz o tempo de produção em qualquer fase do processo, o que acaba por trazer mais vantagens, como entregas mais velozes e melhor experiência para o cliente.
Cortar custos também é uma consequência positiva do controle de processos. Os erros e a perda de tempo do colaborador dão prejuízo para a empresa. Quando se trata de linha de produção, melhorar a gestão do processo traz redução dos custos diretos.
Por exemplo, se um produto que era manufaturado em duas horas passa a levar uma hora e meia, há uma redução de 25% no tempo de produção. Portanto, ele absorverá 25% a menos os custos fixos.
A alta qualidade da produção é um resultado importante do controle de processos. Como há uma melhora na quantidade de erros humanos, menos erros são repassados para o produto. Uma fábrica de roupas, com um bom controle de processos, dificilmente correrá o risco de vender um produto com uma falha no corte ou na costura.
O controle de processos merece atenção por parte do empreendedor porque agrega padronização na execução das atividades. Criar padrões é necessário porque, em caso de troca de pessoal no setor, o trabalho não fica comprometido. Seguindo um método pré-determinado, o colaborador entende mais rápido o que deve fazer.
O controle de processos promove uma tomada de decisão mais correta. Os sistemas usados podem fornecer relatórios precisos e produzidos com base em dados concretos. O resultado é uma visão mais ampla da estratégia do negócio, sem depender de uma infinidade de planilhas e controles manuais.
Assim, o controle de processos prova ser a solução para uma gestão otimizada, com menos erros, sem retrabalho, mais sintonia do time e produtividade.