Demonstrações Contábeis: entenda o que são e os tipos

Demonstrações Contábeis: entenda o que são e os tipos

A contabilidade busca estudar as variações do patrimônio (bens mais direitos menos obrigações) de uma entidade e gera a seus gestores informações úteis para a sua tomada de decisão. Mas, qual é o papel da contabilidade no orçamento empresarial? Para responder a essa pergunta, precisamos primeiro entender a importância da contabilidade como ciência social aplicada, que registra, mensura, controla todas as transações que envolvem os elementos patrimoniais de uma entidade que possam ser quantificados em termos monetários e gerando relatórios para o processo decisório. Isso posto, o papel da contabilidade em uma empresa consiste em gerar informações, de cunho econômico e/ou financeiro, que sejam úteis para a tomada de decisão de gestores, fornecedores, bancos, clientes, governos, sindicatos etc.

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As informações acerca das variações patrimoniais (compra de insumos/matérias-primas para transformação no processo produtivo, compra de mercadorias para revenda, recebimento de clientes, pagamento de obrigações – fornecedores, salários, impostos, entre outras) são estruturadas em forma de relatórios contábeis, denominadas como demonstrações contábeis.

O conjunto de demonstrações projetadas comumente utilizadas pelas empresas é composto por:

• projeção da Demonstração do do Balanço Patrimonial  (BP);

• projeção da Demonstração de Resultados (DR);

• projeção da Demonstração dos Fluxos de Caixa  (DFC).

As demais demonstrações ou relatórios financeiros são elaborados com base nos dados coletados das peças orçamentárias, no BP (saldo inicial e saldo final) e na DR. 

No orçamento empresarial, os saldos das contas contábeis são oriundos das peças orçamentárias, conforme o exemplo do Quadro 1.

 

Quadro 1 – BP e orçamento

SALDOS DAS CONTAS DO BP	ORÇAMENTO: ORIGEM DA INFORMAÇÃO
Duplicatas a receber	Orçamento de duplicatas a receber de clientes
Estoques de matéria-prima	Orçamento de consumo de materiais
Estoques de produtos acabados	Orçamento do custo do produto vendido e saldo de estoque
Duplicatas a pagar de fornecedor	Orçamento de compras – saldo de pagamento de fornecedor
Empréstimos e financiamentos	Orçamento de capital – financiamentos

Assim como o BP projetado é elaborado com base nos dados das peças orçamentárias, a projeção da DR segue a mesma sistemática, conforme Quadro 2.

 

Quadro 2 – DR e orçamento

SALDOS DAS CONTAS DA DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO	ORÇAMENTO: ORIGEM DA INFORMAÇÃO
Vendas ou receitas de vendas brutas	Orçamento de vendas – receitas brutas
Vendas ou receita de vendas líquidas	Orçamento de vendas – receitas líquidas
Impostos sobre vendas	Orçamento de vendas
Custo do produto vendido	Orçamento de custo do produto vendido
Despesas	Orçamento de despesas

 

Pode-se observar por que a projeção das demonstrações contábeis e financeiras representa o fim do processo orçamentário, pois todos os dados/informações apurados no plano orçamentário são estruturados em forma de relatórios padronizados, possibilitando uma análise global do processo. A etapa das projeções das demonstrações contábeis é conhecida como a etapa financeira do orçamento, pois permite a análise financeira e a adequação de todas as decisões planejadas. Isso posto, essa é uma das etapas mais importantes, pois a aprovação do orçamento depende exclusivamente dessa análise.

As demonstrações contábeis elaboradas para fins de divulgação de resultados das empresas são sintéticas e possuem como complemento notas explicativas. Por sua vez, a projeção das demonstrações contábeis para fins gerenciais no processo orçamentário deve ser analítica, para que os gestores possam ter essa visão global do orçamento e da alocação de recursos das suas organizações. Nesse post vamos tratar das demonstrações contábeis como fonte de informações para a tomada de decisão para fins gerenciais, ou seja, para fins de revisão e aprovação do orçamento empresarial.

 

PROJEÇÃO DA DR

 

A DR permite analisar o desempenho e a capacidade de uma empresa de gerar lucro. Apresenta, de forma vertical e dedutiva, o fluxo de receitas e despesas e evidenciando a formação do resultado do período (lucro ou prejuízo).

A projeção da DR é uma das etapas mais importantes do processo orçamentário, pois permite visualizar de forma condensada os resultados dos orçamentos de receitas, custos, despesas e apurar o lucro projetado do período. Possui uma estrutura vertical dedutiva, conforme Quadro 3.

 

Quadro 3 – Estrutura da DR projetada

A elaboração da projeção da DR tem como base o orçamento de receitas de vendas e o nível de detalhamento dessa peça orçamentária possibilita uma análise por produtos, mix de produtos ou mercados, sendo primordial para a aprovação do orçamento. Na primeira etapa da projeção dos resultados, calcula-se o resultado do (=) orçamento de receitas líquidas de vendas, coletando-se os dados de receitas brutas de vendas e dos impostos sobre vendas e receitas líquidas.  Na segunda etapa, apura-se a (=) projeção do lucro operacional bruto, que é obtido pela diferença entre receitas líquidas e custos dos produtos vendidos. Nesse ponto, o nível de detalhamento depende exclusivamente do mix de produtos fabricados e vendidos pela empresa e os dados são coletados dos orçamentos de consumo de matérias-primas e de custos. Após essa etapa, obtém-se a (=) projeção do resultado (lucro/ prejuízo) antes do IRPJ e da CSLL. Para obter esse resultado, deduz-se do lucro operacional bruto todos os gastos projetados com despesas dos departamentos administrativo, financeiro e comercial, considerando ainda os resultados de receitas e despesas financeiras. Por fim, apura-se a (=) projeção do resultado líquido do período, que pode ser de lucro ou prejuízo, deduzindo do resultado anterior a projeção de impostos recolhidos (IRPJ e CSLL).

 

Para refletir: o objetivo principal de uma organização é manter-se ativa e gerar resultados positivos, de preferência em forma de lucros. Sendo assim, você aprovaria um orçamento empresarial com projeção de resultados negativos (prejuízo)? 

 

No processo orçamentário, caso se observe que o resultado projetado será deficitário ou negativo, o plano deve ser rediscutido e todas as peças orçamentárias, analisadas. Tecnicamente, em um ambiente real o orçamento é preparado em forma de simulação, ou seja, à medida que os departamentos vão elaborando suas peças orçamentárias, esses dados vão sendo inseridos no sistema de simulação e os gestores responsáveis (controller e gestor financeiro) pela aprovação do plano orçamentário vão acompanhando os possíveis resultados e solicitando a cada área responsável os ajustes que julgarem necessários.

Com base nos dados das peças orçamentárias elaboradas por nós anteriormente, faremos então a projeção do resultado da empresa fictícia Conserva e Sabores, que, em nossa simulação, produz e comercializa apenas dois produtos. Para uma análise gerencial do potencial de sua estrutura de vendas e administrativa, as despesas são rateadas entre os produtos, permitindo maior observação dos gastos despendidos em suas operações. Esse procedimento permite analisar o quanto cada produto consome de sua estrutura e estabelecer indicadores para controlar suas despesas e ainda recomendando metas e objetivos para os departamentos não produtivos.

 

PROJEÇÃO DA DFC

 

Após a projeção da DR, é fundamental que se projete a DFC. A análise combinada dessas demonstrações fornece informações úteis para a tomada de decisão, tais como:

• Projeção da DR: possibilita analisar como os custos e despesas orçados consomem as receitas projetadas e ajuda a prever prejuízos. De posse dessa informação, os gestores verificam a necessidade de realizarem mudanças e ajustes no orçamento.

• Projeção da DFC: possibilita analisar a projeção de entradas e saídas de recursos financeiros do caixa da empresa, indicando excesso ou insuficiência de caixa das suas operações. Com base nessa análise, o gestor financeiro pode estabelecer estratégias para gerir os recursos financeiros projetados para um próximo período.

 

Diante desse contexto, já é possível ver que lucro/prejuízo e caixa não são termos equivalentes. Por exemplo, uma empresa pode ter dinheiro no caixa/banco e ter apurado prejuízo num mesmo período. O que os diferencia basicamente é o método de apuração, em seus respectivos meios de demonstração. Os resultados (lucro ou prejuízo) são apurados de acordo com o regime contábil de competência, método que reconhece receitas e despesas contabilmente mediante o seu fato gerador, ou seja: para se apurar o resultado (lucro ou prejuízo) de uma DR, não importa se as vendas foram à vista ou a prazo, se foram recebidas pela empresa ou não; o que importa é que os produtos foram vendidos. O mesmo se aplica aos pagamentos dos custos e despesas. Já a DFC evidencia o momento financeiro de uma empresa, ou seja, a entrada e saída de recursos no caixa da empresa. A projeção orçamentária permite que o gestor avalie, exatamente, quanto das vendas comporão o caixa da empresa no período projetado, assim como quanto, exatamente, ela pagará a fornecedores, funcionários, de impostos e outros gastos.

A projeção do orçamento de caixa é um instrumento de controle gerencial imprescindível para se gerir os recursos financeiros de uma entidade. Dentre as vantagens que ele propicia, como apresentadas por Welsch (1996), podemos destacar: indicar o excesso ou a insuficiência de caixa.

A elaboração da projeção da DFC é segregada em três grupos de atividades, conforme Figura 2:

• 1. Atividades operacionais: nesse grupo são projetadas as entradas e saídas de caixa relacionadas às atividades operacionais ou atividades-fim da empresa, como recebimento de vendas, pagamento de fornecedores, salários, impostos e outros gastos. Os seus dados são coletados diretamente do orçamento operacional (orçamento de vendas, compras, despesas com pessoal, despesas departamentais etc.).

  • Objetivo: analisar a capacidade da empresa de gerar ou consumir caixa por meio de sua atividade principal (vendas de produtos industrializados, revendas de mercadorias acabadas e/ou prestação de serviços). A projeção de caixa das atividades operacionais é a parte mais importante do fluxo de caixa da empresa, pois essas atividades fazem parte do ciclo operacional que mantém a empresa em funcionamento (capital de giro operacional).

• 2. Atividades de investimento: nesse grupo são projetadas as entradas e saídas dos recursos financeiros das atividades de investimentos, como aquisição de ativos imobilizados tais como máquinas, equipamentos, veículos, prédios etc.; e a baixa desses ativos. Por exemplo, para substituir um equipamento, a empresa decide baixar por venda o antigo. Considera-se nesse grupo ainda a participação no capital de outras empresas.

  • Objetivo: analisar como o caixa será gerado ou consumido pelas atividades de investimento da empresa. Os dados para essa projeção são coletados do saldo do BP do período anterior e do orçamento de capital para investimentos.

• 3. Atividades de financiamento: nesse grupo são projetados os dados relativos às atividades de financiamento da entidade. Consideram-se, para isso, os dados dos financiamentos antigos e o orçamento de novos financiamentos. Podem ser contempladas ainda as estratégias da empresa de adotar ou suprir as insuficiências de caixa das suas atividades operacionais, como a contratação de empréstimos para fazer capital de giro, as remunerações dos sócios e a distribuição de lucros.

  • Objetivo: permite ao gestor financeiro analisar como o caixa projetado será gerado ou consumido pelas atividades de financiamento e estabelecer estratégias para alocação de recursos.

 

Figura – DFC

Fonte: FREZATTI,  2015. p.92

 

A etapa final da projeção da DFC consiste em somar o saldo consumido (déficit – saldo negativo) ou gerado (superávit – saldo positivo) com o saldo inicial do caixa obtido no BP, para obter o saldo final de caixa (Figura 3).

 

Figura 3 – Composição do saldo final de caixa de uma empresa

JERÔNIMO, L. R. São Paulo, 2020. p.12

 

Via de regra, a DFC é uma demonstração analítica da conta Caixa, evidenciada em apenas uma linha no BP.

 

PROJEÇÃO DO BP

 

O BP é a principal demonstração contábil e tem como objetivo evidenciar a situação financeira da empresa em determinado período. A análise dessa demonstração permite aos gestores identificar questões como índices de liquidez, capital de giro, capacidade de pagamento de dívidas, nível de endividamento, patrimônio líquido, entre outras. Face a isso, pode-se observar a importância desse relatório contábil.

Este artigo não tem como objetivo explorar os aspectos contábeis do BP. Todavia, faz-se necessário evidenciar ao menos como ele é estruturado, conforme Quadro 8.

 

Quadro 8 – Estrutura do BP

Balanço Patrimonial
Ativos Circulante (curto prazo) Não circulante (longo prazo)	Passivos Circulante (curto prazo) Não circulante (longo prazo)
	Patrimônio Líquido

A terminologia utilizada no Quadro 8 abrange:

• Patrimônio de uma empresa: é o conjunto dos elementos necessários ao desenvolvimento da atividade econômica de uma empresa, formado por:

• a. Ativos: são os recursos econômicos e financeiros de uma empresa, compostos de dois elementos:
  1. bens: dinheiro em caixa, estoques, máquinas, equipamentos, entre outros;
  2. direitos: duplicatas a receber de clientes, juros a receber de aplicações financeiras etc.
  b. Passivos: obrigações da empresa para com outras partes (reivindicações), como impostos a pagar, fornecedores a pagar, salários a pagar etc.

• Patrimônio líquido: valor residual do patrimônio da empresa (ativos menos passivos). São exemplos de elementos do patrimônio líquido o capital inicial da empresa e os lucros de um período. O patrimônio líquido de uma empresa é representado pela equação: patrimônio líquido = ativos (bens + direitos) – passivos (obrigações).

No processo orçamentário, o BP orçado ou projetado fornece os dados bases (saldo inicial) para gerar as premissas que vão nortear o início do orçamento e o final do processo orçamentário (saldo final) e permite que os gestores analisem a viabilidade do orçamento e tomem as decisões acerca da sua aprovação ou modificação. “O balanço patrimonial orçado permite a reflexão sobre a posição financeira futura da empresa em decorrência dos planos estabelecidos por todas as áreas” (Jerônimo, 2020).

A projeção do BP depende de todas as etapas do orçamento empresarial. Outro ponto importante se deve ao fato de que essa demonstração consolida em um único relatório os orçamentos operacionais, de capital (investimento e financiamento) e os resultados de todas as demais demonstrações contábeis, conforme exemplo da Figura 4.

 

Figura 4 – Consolidação de BP orçado

Fonte: Frezatti, 2015, p. 67.

A Figura 4 evidencia o relacionamento da projeção do BP com as demais demonstrações contábeis. Via de regra, o resultado apurado na projeção da DR é transferido para o grupo do Patrimônio Líquido do BP, para a conta de lucros ou a de prejuízos. O mesmo se aplica ao saldo apurado na projeção da DFC, que representa a linha do saldo da conta Caixa do grupo Ativo Circulante.

É importante observar que, no processo orçamentário, nem todos os saldos das contas contábeis são projetados – os gestores, para reduzir a complexidade do processo, podem optar por projetar somente as atividades relacionadas ao plano orçamentário, contemplando os saldos relacionados ao orçamento operacional de investimentos e financiamentos. Do mesmo modo, algumas empresas projetam somente DR e DFC. No entanto, para se obter uma análise global do orçamento, é necessário se projetar todas as demonstrações para garantir a eficácia do controle das variações e uma tomada de decisão fundamentada em dados e informações confiáveis.

 

ANÁLISE E APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO

 

A elaboração do orçamento consiste em uma série de projeções, ou seja, atuam num campo de incertezas, pois a empresa está simulando gastos, e investimentos, mas não tem certeza se o resultado projetado será realizado. Isso posto, a aprovação do plano orçamentário requer que a empresa estabeleça parâmetros de análise, buscando minimizar o máximo possível os seus riscos. Assim, após a projeção das demonstrações contábeis, analisa-se o impacto financeiro das decisões orçamentárias, por meio de indicadores financeiros de liquidez, solvência, rentabilidade, lucratividade, entre outros (acompanhe a análise no exercício simulado).

Além dessas análises financeiras, as empresas podem, ainda, fazer uso de softwares e modelos estatísticos para prever os riscos associados ao plano orçamentário, simulando possíveis resultados para diferentes cenários como forma de apoio ao processo de decisão. Exemplos: modelos de regressão e simulação de Monte Carlo.

A análise é uma etapa do processo de tomada de decisão, ou seja, da aprovação do orçamento. Nessa etapa, o plano orçamentário é discutido com a alta cúpula da empresa, com seu comitê orçamentário (controller), com o seu gestor financeiro, com a sua diretoria, entre outros envolvidos. A aprovação do orçamento demanda tempo e energia, sendo que algumas peças orçamentárias podem voltar aos seus respectivos departamentos para ajustes.

O processo básico de aprovação do orçamento contempla todas as etapas do orçamento, incluindo as variáveis externas, relacionadas à análise do ambiente e de cenários prováveis, conforme observado na Figura 5.

 

Figura 5 – Processo básico de aprovação de um orçamento empresarial

Fonte: elaborado com base em Jerônimo, 2020.

 

A aprovação do orçamento é de responsabilidade da alta administração das empresas, pois, como já estudado, o orçamento busca traduzir em ações executáveis as metas e objetivos estabelecidos no planejamento estratégico de cada organização. Além disso, o orçamento deve ser aprovado antes do início do exercício social da organização, para que se efetive como uma ferramenta de controle gerencial.