Os 10 Passos para mapear e modelar um processo

Os 10 Passos para mapear e modelar um processo

Os mapas de processos são ferramentas importantes e comumente utilizadas para aumentar a compreensão sobre um processo e identificar aspectos que podem ser otimizados no dia a dia empresarial. Abaixo, acompanhe como fazer um bom mapeamento de processos e as melhores formas de otimizar o mapa que sua empresa já faz. Segue alguns passos importantes para mapear e modelar um processo. Não se trata de uma receita ou regra rígida a ser seguida, mas sim um guia para melhor aplicação dos conceitos de modelagem. Confira!

1

Passo 1 - Identificar os objetivos do processo: 

 

a) Os objetivos do processo estão relacionados com a razão de existir do processo e com o papel que ele exerce no sistema global da organização.

b) Entender os objetivos do processo é fundamental para avaliar o quanto o processo adiciona valor, bem como para classificar e selecionar o correto tratamento a ele. 

 

Passo 2 - Identificar as saídas do processo: 

 

a) Saídas são produtos ou serviços produzidos por um processo. 

b) Saídas podem ser físicas (um relatório ou um produto físico como um televisor, por exemplo) ou informações, como uma decisão. 

c) Todos os processos, independentemente de seu tamanho ou complexidade, transformam entradas em saídas. 

 

Passo 3 - Identificar os clientes do processo: 

 

a) Muitas pessoas foram ensinadas a reconhecer os clientes como pessoas que recebem produtos acabados ou serviços. Uma descrição mais acurada de um cliente é: alguém que recebe ou usa uma saída de um processo. 

b) Existem duas classificações de clientes na maioria dos processos:  Clientes internos: geralmente empregados ou unidades de uma organização.  Clientes externos: indivíduos ou empresas fora da organização. 

 

Passo 4 - Identificar as entradas e componentes do processo: 

 

a) Entradas são itens físicos ou informações que são mudados pelo processo.

b) Componentes do processo são os recursos que fazem ou auxiliam a transformação das entradas em saídas. Os componentes geralmente caem em uma das categorias abaixo:  Recursos humanos;  Materiais;  Tecnologia;  Métodos;  Gerenciamento;  Máquinas;  Meio ambiente;  Etc.

 

Passo 5 - Identificar os fornecedores do processo: 

 

a) Fornecedores são os provedores de serviços ou matérias primas que são entradas para o processo. As entradas que eles entregam permitem o início das atividades do trabalho. 

b) Existem duas categorias de fornecedores:  Fornecedores internos: pessoas na organização que fornecem informação, serviços ou componentes para um processo interno;  Fornecedores externos: que vendem matéria prima e serviços para uma organização. 

 

Passo 6 - Delimitar os limites do processo: 

 

a) Os pontos onde os processos iniciam e terminam definem os limites. 

b) O ponto de início do processo é quando as entradas são recebidas de um fornecedor e onde as pessoas que fazem o trabalho passam a ter controle do processo. 

c) O ponto final do processo é quando a saída e o controle do processo passam a um cliente interno ou externo. 

 

Passo 7 - Documentar o processo atual: 

 

a) As informações obtidas sobre o processo devem ser colocadas no papel.

b) O processo documentado deve ser revisado por todos os envolvidos para garantir que as informações estão corretas e que não faltam informações.

c) O modelo utilizado para documentação de processos pode ser o fluxograma. Esta metodologia tem algumas variantes, portanto deve se escolher a melhor metodologia a ser utilizada. 

 

Passo 8 - Identificar as melhorias necessárias ao processo: 

 

a) Devemos identificar qual a missão do processo para avaliar se não estamos fazendo demais ou de menos. O importante é obter resultados com eficiência e eficácia 

b) Durante a identificação das diversas atividades do processo devemos já identificar problemas e não conformidades a serem corrigidos (conhecimento de valor agregado neste momento é muito importante, tal qual os sete desperdícios, que será visto adiante). 

c) Os problemas identificados devem ser priorizados (através de uma matriz “GUT” ou do gráfico abaixo, por exemplo) e soluções para eles devem ser pesquisadas. Severidade x Impacto 

 

Passo 9 - Conciliar melhorias a serem aplicadas ao processo: 

 

a) Em função dos objetivos do processo devemos escolher as soluções que mais foquem em atingir resultados. 

b) As soluções identificadas devem ser debatidas com os envolvidos no processo até que se obtenha consenso. 

c) Um plano de ação deve ser elaborado no modelo 5W2H (por exemplo) para implantação das soluções. 

d) As ações planejadas devem ser acompanhadas para garantir que realmente sejam implantadas e sejam eficazes. 

 

Passo 10 - Documentar o processo revisado: 

 

a) O processo revisado deve ser documentado e aprovado pelos envolvidos.

b) As ferramentas e a metodologia utilizadas podem ser diferentes da documentação inicial caso se tenha percebido que outra metodologia ou ferramenta é mais adequada. 

c) Esta alteração de metodologia e ferramenta só deve ser feita na análise do primeiro processo. Todos os processos documentados devem ser consistentes e ao final usarem a mesma linguagem (padrão). 

d) Os processos devem ter as conexões entre eles claramente identificadas.